Как сделать гугл диск доступным для общего пользования

Какие данные занимают пространство в хранилище

Данные, которые занимают место в хранилище

• На Google Диске:
  • Файлы в разделе «Мой диск», в том числе PDF-документы, изображения и видео.
  • Содержимое корзины. Подробнее о том, как очистить корзину…
  • С 1 июня 2021 г. новые файлы, созданные в Google Документах, Таблицах, Презентациях, Рисунках, Формах и на устройствах Jamboard, будут занимать место в хранилище аккаунта Google. Это изменение не затронет существующие файлы, пока вы не внесете в них изменения.

Важно! В пакетах Google Workspace и G Suite это изменение вступит в силу 1 февраля 2022 г

• Gmail. Все письма и прикрепленные к ним файлы, включая содержимое папок «Спам» и «Корзина».
• Google Фото:
  • Фотографии и видео, сохраненные в исходном качестве.
  • Фотографии и видео, загруженные в высоком и экспресс-качестве после 1 июня 2021 г., будут учитываться в квоте на хранение. Файлы, загруженные до этой даты, по-прежнему не будут занимать место в хранилище. Подробнее о выборе качества загружаемых файлов…
  • Если вы не используете аккаунт, хранилище которого полностью заполнено, в течение 24 и более месяцев, фотографии высокого качества будут удалены. Подробнее о том, как сохранить активный статус аккаунта Google и не превысить квоту на хранение…

Как удалить с Google Диска скрытые данные из приложений

1. Откройте сайт drive.google.com на компьютере.
2. Нажмите на значок настроек Настройки.
3. Слева выберите Управление приложениями.
4. Если у приложения есть скрытые данные, их объем отображается под описанием приложения.
5. Чтобы их удалить, нажмите Действия Удалить данные приложения.

Данные, которые не занимают место в хранилище

• Документы, таблицы, презентации, формы и сайты в формате Google, а также файлы в разделе «Доступные мне». Эти файлы занимают место только на Google Диске их владельцев.
• Файлы Google Сайтов по-прежнему не занимают место в хранилище аккаунта Google.

Расхождения в данных о занятом пространстве на Диске

Размер папки Google Диска на компьютере не всегда совпадает с объемом данных на странице drive.google.com.

• Содержимое корзины занимает пространство на Google Диске, но не синхронизируется с компьютером.
• Файлы, к которым вам предоставлен доступ, занимают место на компьютере, но не на Google Диске.
• Если объект хранится в различных папках на Диске, для него создается несколько локальных копий. Поэтому такие объекты занимают больше места на компьютере.
• Если синхронизация включена не для всех папок, объем данных на компьютере будет меньше, чем на Google Диске.
• Размер файлов на компьютере и странице drive.google.com может немного отличаться в зависимости от особенностей операционной системы.

Что произойдет, если у вас закончилось пространство в хранилище

• Gmail.

  С 1 июня 2021 года вступает в силу новое правило: если вы не используете аккаунт, в котором превышена квота на хранение, в течение 2 лет или долее, все ваши письма могут быть удалены.

  Вы не сможете отправлять или получать письма. Письма, адресованные вам, будут возвращены отправителю.

• Google Диск.

  С 1 июня 2021 года вступает в силу новое правило: если вы не используете аккаунт, в котором превышена квота на хранение, в течение 2 лет или долее, весь ваш контент в продуктах, связанных с таким аккаунтом, может быть удален.

  Вы не сможете синхронизировать и загружать новые файлы. Вы не сможете создавать новые файлы в Google Документах, Таблицах, Презентациях, Рисунках, Формах и Jamboard. Пока вы не освободите место в хранилище, ни вы, ни пользователи, которым предоставлен доступ к файлам, не смогут редактировать и копировать их. Синхронизация между папкой Google Диска на компьютере и разделом «Мой диск» также будет остановлена. 

• Google Фото.

  Если вы израсходовали место для хранения, с 1 июня 2021 года вы также не сможете загружать фото и видео высокого и экспресс-качества. Если вы не используете аккаунт, в котором превышена квота на хранение, в течение 2 лет или долее, все ваши фотографии и видео могут быть удалены.

  Вы не сможете загружать новые фотографии и видео в исходном качестве. Вам придется выбрать вариант «Высокое качество» или отключить автозагрузку.

Инструкция, как создать и пользоваться Гугл Диск

Благодаря этой подробной инструкции вы сможете создать Google Диск (облако), для этого надо зайти в Google аккаунт и в верхнем правом углу нажать левой кнопкой мыши на квадрат с точками. После этого откроется меню сервера, нажимаем на вариант “Гугл Диск” левой кнопкой мышки.

И нам сразу же откроется пустая страница. И прежде всего здесь нужно создать папку, об этом я расскажу далее. Вы научитесь создавать папки и документы, как работать с ними, хранить их и делиться с друзьями, удалять по надобности.

Создание и удаление папки В Гугл Диске

Чтобы создать папку, необходимо в центре окна нажать на пустое место правой кнопкой мыши, затем левой выбрать “Новая папка”. Выйдет окошечко, где нам нужно просто указать название нашей папки, а затем нажать на кнопку “Создать”.

Можно просто нажать сверху слева кнопку “Создать” и далее вписать название папки. Название папки надо дать такое, чтобы было понятно для чего она служит, количество созданных папок может быть любое.

Если вы создаете статью, где будут размещаться фотографии и видео, то можно создать ещё одну папку, которая сгруппирует весь ваш материал к статье. Но если статья содержит один документ, то нет смысла создавать отдельную папку для неё

Чтобы перейти в папку на диске, кликаем по ней, попадаем на такую страницу, где для удобства работы можете создать ещё одну папку, нажав на “Мой блог”, выбираем опять “Создать папку” и в всплывающем окошке пишем название папки, например, “Опубликованные”, и в туда помещаем те статьи, которые уже опубликовали, чтобы потом не путаться в большом количестве статей.

Для того, чтобы создать документ, также нажимаем правой кнопкой мышки по белому полю и выбираем функцию «Создать документ» или с левой стороны вверху нажимаем «Создать», а потом выбираем в всплывающем окне функцию «Создать документ», рядом нажимаем на галочку и выбираем «Новый документ.»

И у нас появился интерфейс нового документа, который очень похож, как я говорила выше, на Microsoft Word. Теперь нам надо перетащить его в нужную нам папку, для этого зажимаем левой кнопкой мышки и документ и перетаскиваем в нужную папку.

Если же вы хотите создать Гугл таблицу, то также в левом углу нажимаете на кнопку “Создать”, в всплывающем окне в нижней части подводите курсор к “Google Таблицы”, затем с правой стороны подводите курсор к галочке и уже в всплывающем окне нажимаете левой кнопкой мыши “Создать новую таблицу”. Нажимаете на верхнюю строчку левой кнопкой мыши, то есть выделяете строку и пишете в ней свой текст.

Если вы хотите удалить папку или файл, которые вам больше не нужны, нажимаете правой кнопкой мышки на них, выходит меню, находите «Удалить» и левой кнопкой щелкаете по этому пункту.

Но эти документы ещё сохраняются в памяти и их необходимо полностью удалить из облачного хранилища, чтобы освободить место для новых файлов. Для этого в левом меню нажимаете на корзину, появляется материал, который можно удалить. Вверху нажимаете на треугольник рядом со словом «Корзина», в всплывающем окне нажимаете “Удалить” левой кнопкой мыши.

Всё о файлах в Гугл Драйв

Поскольку все файлы расположены в облаке, то можно получить к ним доступ с любого устройства, где есть интернет. Надо только войти с устройства в свой аккаунт Google, перейти к сервису Google Диск через обычный браузер или через специальное приложение для мобильных устройств, и вы сразу же увидите все то, что у вас сохранено на диске, и сможете работать со своими файлами.

Будет очень хорошо, если мы создадим еще одну папку для материала, который был ранее опубликован, чтобы он не мешал в общем списке, и дадим этой папке название “Опубликованные”.

Также в Гугл Драйв есть папка “Доступные мне”, куда сохраняются все документы, к которым у вас есть доступ и которые вы открывали ранее. Очень удобно: не нужно просить отправить ссылку повторно. Достаточно только вспомнить название документа и найти его.

Интерфейс облачного хранилища

Пробежимся по основным разделам, кнопкам и настройкам Google Диска.

Через кнопку «Создать» в левом верхнем углу вы можете загружать на свой диск файлы и папки с компьютера. А также создавать папки и документы непосредственно в облаке. Создавать можно текстовые документы, таблицы, презентации со слайдами, Гугл Формы (для опросов, анкет, записи на скайп-консультации), рисунки, карты и сайты.

Под этой кнопкой располагается панель с основными разделами Диска.

В разделе «Мой диск» находятся все загруженные в облако файлы и папки, а также документы и папки, которые вы создали в облаке.

Выделяя тот или иной файл/папку мышкой, вы можете производить над ними различные действия, об этом расскажу далее. Чтобы выделить сразу несколько файлов, удерживайте клавишу Ctrl на клавиатуре и кликайте по нужным файлам.

Отображение файлов на Диске можно отсортировать по названию, по дате изменений, по дате просмотра.

В разделе «Недавние» – отображаются файлы, с которыми вы недавно работали (открывали, загружали, редактировали и т.д.).

Раздел «Google Фoто» – здесь появляются изображения, которые вы загрузили в приложение Google Фoто. Также сюда автоматически сохраняются картинки, загруженные к постам в Гугл плюс. Попасть в само приложение можно кликнув по иконке приложений Гугла из диска, почты, стартовой страницы браузера Гугл Хром.

В настройках приложения можно поставить полезную галочку, чтобы фото и видео не занимали лишнее место в хранилище.

Для этого зайдите в Гугл Фото, нажмите по трем вертикальным полосам вверху слева, перейдите в настройки.

И отметьте соответствующий пункт:

Раздел «Помеченные» – сюда попадают файлы и папки, которые вы отметите, как важные для себя. Отметить очень просто – выделяете файл, жмете правой кнопкой мыши, в открывшемся списке выбираете «Добавить пометку». Чтобы убрать файл из «Помеченных» – опять нажимаете правой кнопкой и выбираете «Снять пометку».

Корзина – в нее попадают файлы, которые вы удаляете со своего Гугл Диска. Корзину можно очистить, тогда файлы удаляются окончательно. Вы также можете восстановить любой файл из корзины, выделив его мышкой и нажав «Восстановить из корзины».

В правом верхнем углу Google Диска есть еще несколько полезных иконок.

Вы можете настроить отображение файлов в облаке в виде списка или сетки. Нажав на букву «i» в кружке, можно просмотреть историю своих действий на диске, а также свойства любого файла, выделив его мышкой. Клик по шестеренке откроет дополнительный список вкладок.

Во вкладке «Настройки»:

• Можно поменять язык интерфейса. • Включить офлайн-доступ (сохранение Гугл-документов на компьютер, чтобы работать с ними без подключения к интернету). По этому вопросу вы можете ознакомиться с отдельной инструкцией. • Отключить автоматическую загрузку фотографий из Гугл Фото в папку на диске. • Выбрать вариант интерфейса – просторный, обычный или компактный.

Есть также настройки оповещений.

И возможность подключать разные приложения Google к своему диску.

Нажав на вкладку «Установить диск на компьютер», вы сможете скачать приложение для ПК, а также для смартфонов на Android или Iphone. Тут учитывайте, что приложение для ПК синхронизируется с облаком онлайн и все файлы оказываются у вас на компьютере, занимая место. Поскольку мне это не подходит, я предпочитаю пользоваться только веб-интерефейсом. Плюс от синхронизации разве что в возможности быстро отправить файл большого размера в облако или разом сохранить все файлы из облака на компьютер, после чего синхронизацию отключить.

Как восстановить пароль от Гугл Диск

Если пароль утерян, то в Google достаточно проблематично восстановить доступ к своему аккаунту, даже если:

• Подключен 2FA через Google Authentication.
• Вы указали пришедший в SMS код с номера телефона, указанного при регистрации.
• Вы указали резервный адрес.
• Использовали резервный код для входа.

Процесс восстановления работает по своему алгоритму, при котором нужно на каждый предложенный вопрос дать требуемый системой ответ. Если все будет верно, вы получите форму для ввода нового пароля. В противном случае система выдаст «Нам не удалось убедиться, что этот аккаунт принадлежит вам».

Восстанавливать нужно через единственную форму, на которую можно перейти во время авторизации:

1. Нажмите «Забыли пароль».
2. Затем поочередно отвечайте на поставленные вопросы верно.

Как установить или развернуть Диск для компьютеров

Убедитесь, что в вашей организации выполняются требования к системе. Приложение «Диск для компьютеров» поддерживается следующими операционными системами:

Windows: Windows 7 и более поздние версии. Windows Server 2012 и более поздние версии.

Mac: El Capitan (10.11) и более поздние версии. Для High Sierra (10.13) и более поздних версий следуйте .
Для оптимальной работы мы рекомендуем обновить версию ОС до последней для вашего компьютера. Убедитесь, что вы используете совместимый браузер.

Включите синхронизацию для своей организации. Обязательно разрешите Диск для компьютеров и сделайте доступными ссылки для скачивания этого приложения.
При необходимости на той же странице консоли, где вы включили синхронизацию, установите флажок Разрешить использование приложения «Google Диск для компьютеров» только на авторизованных устройствах Доступ будет разрешен только на устройствах, управляемых организацией.
При необходимости на той же странице консоли установите флажок Разрешить пользователям включать совместное редактирование документов Microsoft Office в реальном времени в приложении «Google Диск для компьютеров». Пользователи . Это поможет избежать конфликтов при редактировании.

Установите приложение «Диск для компьютеров» на компьютерах всех пользователей одним из следующих способов:

Попросите пользователей самостоятельно установить Диск для компьютеров. Для этого у них должны быть права администратора компьютера. 

Скачайте EXE-файл приложения и разверните его в автоматическом режиме.

Windows

Скачайте файл .Скачать

Запустите установщик в автоматическом режиме:
   
Флаг для приложения «Диск для компьютеров» добавлять необязательно. Пользователи также могут найти приложение на панели задач Windows.
После установки Диска для компьютеров ярлыки для Google Документов, Таблиц и Презентаций добавляются на рабочий стол автоматически. Если они не нужны, добавьте параметр к установщику.

Удалите приложение «Автозагрузка и синхронизация» в организации (рекомендуется).
Удалите папку Google Диска (необязательно)

Обратите внимание, что в ней могут быть ещё не сохраненные или не синхронизированные данные.
Примечание. Приложение «Диск для компьютеров» в настоящее время не поддерживает ноутбуки и планшеты Windows на базе процессоров ARM.

MacOS

Скачайте .Скачать

Запустите установщик в автоматическом режиме:
Удалите приложение «Автозагрузка и синхронизация» (рекомендуется).
Удалите папку Google Диска (необязательно).
Примечание

Обратите внимание, что в ней могут быть ещё не сохраненные или не синхронизированные данные.

В комплект установки входит инструмент Google Update (Windows) или Google Software Update (Mac). Он предназначен для автоматического обновления приложения «Диск для компьютеров» на компьютерах пользователей. Чтобы отключить автоматическое обновление, выполните или инструкции, в зависимости от платформы, пользовательских устройств и способа управления ими.

При возникновении проблем с установкой Диска для компьютеров перезапустите компьютер и повторите попытку.

Совет. Вы можете найти информацию об установленном приложении «Диск для компьютеров» в консоли администратора. Например, вы можете посмотреть номер версии, дату последней синхронизации и объем офлайн-данных на устройстве.

Установка программы на компьютер

Настало время ознакомиться с возможностями Google Drive при взаимодействии с вашим компьютером. Для этого выберите значок «Настройки» на панельке сверху.

После нажатия данной вкладки вас отправят на страницу загрузки приложения на компьютер. Я выбираю уточнение — «Для Mac/ПК» и нажимаю на «Скачать», принимаю «Условия использования Диска Google» и приступаю к скачиванию.

Кстати говоря, эти условия не являются обязательными, просто так вы сможете помогать системе улучшать ее работу и при необходимости извещать о возникающих неполадках.

Сохраняем установочный файл там, где вам удобнее (я это обычно делаю в «Загрузках») и запускаем Google Update Setup. Для этого понадобится подождать не более одной минуты.

Далее все также интуитивно просто и понятно, нажимаем на «Начало работы».

Для продолжения понадобится авторизация вашего аккаунта в Гугл. Просто введите адрес вашей электронной почты (Mail, Yandex или другие почтовые ящики) и пароль, который используете.

Файлы, которые хранятся у вас на Гугл Диске, теперь будут находиться в специальной папке в «Библиотеке» под названием «Google Drive». И делиться файлами можно прямо из этой папки при подключенном интернете.

После того как вы пройдете все установочные шаги, вас автоматически перенаправят в папку с файлами Диска.

Здесь вас уже будут ждать загрузки в таком же виде, как и в виртуальном облачном хранилище. С ними вы также можете производить несколько действий – открыть в режиме онлайн или поделиться, выбрав доступ для определенных людей.

После установки в панели вашего компьютера автоматически появится значок Google Drive. Управление осуществляется любой кнопки вашей мышки – вы сможете увидеть все файлы в виде списка и получить доступ к каждому из них в отдельности.

Таким образом, нет необходимости каждый раз заглядывать в виртуальное пространство Гугл Drive на сайте, вы будете иметь доступ к документам постоянно.

Синхронизация файлов

Как синхронизируются файлы на Google Диске?

Это зависит от того, что вы используете: Google Диск для компьютеров или приложение Автозагрузка и синхронизация. Подробнее о различиях между ними…

Остаются ли копии синхронизированных файлов на компьютере или они хранятся только в интернете?

Если вы используете Диск для компьютеров, ваши файлы перемещаются в облако, благодаря чему освобождается место на компьютере и сохраняется пропускная способность (которая уменьшается при синхронизации данных между компьютером и облаком). Вы также можете работать с документами в потоковом режиме или скачивать их для доступа офлайн.

Если вы используете приложение «Автозагрузка и синхронизация», локальные файлы остаются в папке «Диск» на компьютере, а их копии загружаются в интернет, однако вы можете изменить настройки так, чтобы локальные копии удалялись после загрузки.

Влияет ли синхронизация на пропускную способность?

Если вы используете Диск для компьютеров, файлы постоянно хранятся в облаке и их не нужно синхронизировать. Файлы, кешированные для работы в офлайн-режиме, синхронизируются с облаком, как только вы подключаетесь к интернету.

При использовании приложения «Автозагрузка и синхронизация» пропускная способность по умолчанию не регулируется, однако вы можете самостоятельно установить ограничения в настройках. Кроме того, синхронизацию файлов можно приостановить в любой момент, если работа Диска замедляет подключение к интернету.

Инструкции по настройке ограничений приведены в статье Автозагрузка и синхронизация файлов.

Могу ли я решить, какой клиент будет использоваться в организации?

Да. Администратор может включить или отключить Диск для компьютеров и/или приложение «Автозагрузка и синхронизация». Подробнее о том, как включить синхронизацию…

Можно ли одновременно использовать Диск для компьютеров и приложение «Автозагрузка и синхронизация»?

Да, если вы разрешите оба приложения для пользователей в своей организации.

Какие файловые системы поддерживает приложение «Автозагрузка и синхронизация»?

Приложение «Автозагрузка и синхронизация» поддерживает файловые системы APFS, HFS+ и FAT (в OS X) и ReFS, NTFS и FAT (в Windows). Сетевые тома (например, SMB или NFS) в настоящее время не поддерживаются.

Что происходит при удалении файла на Диске для компьютеров?

Если вы удаляете файлы, используя Диск для компьютеров, то через 30 дней они удаляются из системы без возможности восстановления.

Какие файловые системы поддерживает Диск для компьютеров?

Кеш контента Диска для компьютеров поддерживает подключенные файловые системы APFS, HFS+ и NTFS. Диск для компьютеров в настоящее время не поддерживает сетевые тома (например, SMB или NFS).

Диск для компьютеров создает виртуальный диск с файловой системой FAT.

Примечание. В FAT существуют ограничения на размер файла. Например, максимально возможный размер файла на диске FAT32 составляет 4 ГБ (минус 2 байта).

Каковы ограничения на размер кеша на Диске для компьютеров?

• Вы не сможете загрузить на Диск папку, размер которой превышает свободное место в разделе, где находится папка кеша.
• Диск для компьютеров сообщит о превышении квоты для Диска (даже для аккаунтов без ограничений по объему хранения) в соответствии с доступным объемом на локальном диске, где находится кеш.

Если требуется загрузить на Google Диск большой объем данных, что лучше использовать – приложение «Автозагрузка и синхронизация» или Диск для компьютеров?

Рекомендуется использовать приложение «Автозагрузка и синхронизация», так как Диск для компьютеров и файловая система FAT имеют ограничения, которые могут вызывать ошибки. В любом случае всегда сохраняйте копию исходных данных (используйте операцию «копировать-вставить», а не «вырезать-вставить»), потому что мы не сможем восстановить файлы, которые не были переданы в облако.

Почему я не могу загрузить файлы Google Документов и Таблиц непосредственно на общие диски или синхронизировать их с помощью других клиентов резервного копирования?

Если вы используете Диск для компьютеров и приложение «Автозагрузка и синхронизация», на локальном компьютере вы найдете файлы GDOC и GSHEET. Вы не сможете создать их резервную копию с помощью других клиентов, например Dropbox или OneDrive, так как они являются всего лишь ярлыками, указывающими на конкретные файлы в облаке Google. Такие файлы ярлыков нельзя загружать или копировать с помощью других инструментов синхронизации.
Более того, если вы попытаетесь перетащить файл GDOC или GSHEET с компьютера на общий диск в браузере, появится сообщение об ошибке «Не удалось создать копию файла название_файла.gdoc». Чтобы добавить файл на общий диск, в браузере.

Возможности Google Drive

Как и большинство популярных облачных сервисов – Google Drive – предоставляет возможность хранить данные, работать с ними или делиться с другими. Можно редактировать документы одновременно с коллегами или друзьями, предоставив им доступ к определённым файлам и находясь с ними даже в разных странах.

На диске можно бесплатно хранить до 15 Гб информации (однако учитывайте, что в это число входят почтовые сообщения со всеми вложениями). Если этого объёма вам недостаточно, можно арендовать пространство до 30 Тб за 299,99$ в месяц.

Google Drive поддерживает более 30 типов файлов, что является большим плюсом при сравнении с другими хранилищами. Тексты, таблицы и графики, изображения и фотографии, видео, музыку и другие файлы можно хранить в самых различных форматах. Для форматов, которые он не поддерживает, можно устанавливать приложения сторонних разработчиков.

Строка поиска позволяет искать файлы по большому количеству фильтров: по типу, по дате изменения, по владельцу и соавторам, расположению и другим параметрам.

Google Drive умеет распознавать текст на графических файлах. При поиске в хранилище отсканированного документа, вы сможете найти его по тексту, который встречается на первых 10-ти страницах графических PDF-файлов.

Благодаря технологии оптического распознавания символов и сервису Google Goggles, Google Drive понимает, что изображено на ваших фотографиях. Указав в поиске название объекта, запечатлённого на фото, можно легко найти все изображения объекта и документы, в которых он упоминается.

Качество и надёжность сервера Google позволяет быть спокойным за безопасность и сохранность информации в своём «облаке». Не стоит беспокоиться даже при поломке компьютера, потере мобильного устройства или порче файлов в результате вирусной атаки (как это случилось у кое-кого из моих родственников – «погибло» много интересных фотографий), если файлы хранятся в виртуальном хранилище. К тому же Google Drive сохраняет историю работы с документами и позволяет возвращаться к правкам, которые вы делали в течение последних 30 дней.

С файлами, которые хранятся в «облаке», можно работать не только с персонального компьютера, но и с мобильных устройств, что очень удобно делать, находясь в пути.

Чтобы пользоваться возможностями Google Drive, достаточно уже иметь или создать новый аккаунт в Google.