Pro tips

Что же такое Трелло?

Trello — это универсальный сервис, который помогает в организации работы по самым разнообразным проектам: от организации свадьбы и сдачи сессии до продвижения компании в интернете.

Возможности

Сервис одновременно простой и многофункциональный.

• В Трелло под каждый проект создается отдельная канбан-доска, на которой ведется вся работы. В разработки доски предоставляется полная свобода действий: сколько будет колонок, как они будут называться, какие метки будут у задач и т.д. Все это настраивается индивидуально под конкретный проект, при этом быстро. Интерфейс удобен и крайне дружелюбен к пользователю, что является одним из основных преимуществ данного инструмента.
• Основной боевой единицей в Трелло является карточка. Каждая карточка, как правило, это задача, но не всегда – могут быть и другие значения. Карточка представляет собой отдельное всплывающее окно, с большим количеством настроек и информации. В каждую можно добавить описание, чек-листы, прикреплять файлы, комментировать, указывать срок выполнения, назначать ответственного и т.д.
• Сервис подходит для работы небольшой команды. В зависимости от роли каждый участник получает определенные права на работу с доской. Члены команды могут вести обсуждение прямо в карточке. Это удобнее, чем мессенджеры, потому что так важная информация не затеряется среди сотен сообщений, а будет прикреплена к конкретной задаче.
• Уведомления. Система оповещений позволяет каждому участнику постоянно находится в курсе приближающихся дедлайнов по задачам и новых комментариев в карточках.
• Существуют интеграции с большим количеством других сервисов в интернете: Google Диск, Google Календарь, GitHub, Slack, Miro и другие.
• Кроме базовых функций в Трелло есть расширения, которые позволяют увеличить возможности данного сервиса. Многие из них устанавливаются в один клик.

Существует онлайн-версия Trello для работы в браузере и приложение для телефона.

Применение

• Для личного планирования

• В образовании
• В бизнесе:

  • CRM для организации работы над проектом

  • Воронка продаж

  • Найм сотрудников

• Хранилище идей
• И любые другие идеи, которые придумаешь)

It’s On The Menu

On the right side of your Trello board is the menu, the mission control center for your board. The menu is where you can manage members, control settings, and enable Power-Ups. Let’s look at some of the menu’s tastiest items.

• Remove members from a board by clicking their avatar in the members section and selecting “Remove from Board.” Click your own avatar to leave a board if you’ve had enough of the productivity party. By default any board member can add and remove members to make collaboration easier, but admins can change this in the board settings.
• Manage board member permissions by clicking an avatar and selecting “Change permissions.” Only board admins can change board member permissions. We recommend having more than one admin on a board in case an admin is unavailable and important admin level settings need to be changed.

Change Background — Add some personality to your boards!

Your Trello board comes with a default Trello blue background, but just click “Change Background” and voila! There are additional colors and thousands of beautiful photos from which to choose. Give each board a unique feel. Who says productivity shouldn’t be fun, too?

Power-Ups — Power-Ups bring additional functionality and integrations to your Trello boards. Connect the other apps you rely on to your boards, so all information is visible in one place. Here are a few examples:

1. Calendar: See due dates in a calendar view, and bring a different perspective to a board with the Calendar Power-Up.
2. Google Drive: Quickly access files from the back of a card, and always have the most important information without needing to leave Trello. (Works with Box, Dropbox, too!)
3. Custom Fields: Add more structured information like costs, time estimates, phone numbers, and more to cards. These items can be visible on both the front and back of the card.

These are just a couple Power-Ups Trello has to offer, see the full list here and check out the next article for a Power-Up and integrations deep dive. Every board comes with one free Power-Up. Business Class teams and Enterprise organizations get unlimited Power-Ups on their boards.

The menu has so much more to offer, so take a few minutes to dig around. You never know what kind of delight you might find.

Дополнительные возможности Trello

В меню можно подключить улучшения. Сервис сам подскажет рекомендуемые улучшения, основные и другие, не столь актуальные, но тоже полезные. Вы можете добавить их себе.

Открываем каталог улучшений Trello

Например, в основных улучшениях вам предложат интегрировать “Трелло” со сторонними плагинами, добавить календарь, карты и другие функции. Рассмотрим некоторые из них.

Calendar – карточки показываются не списком, а в виде календаря. Можно поставить режимы “неделя” или “месяц”. А еще можно синхронизировать задачи с Google Календарь.

Card Aging, или “старение” карточек. Те карточки, которые давно не обновлялись, исчезают с доски или меняют цвет.

Card Repeater – улучшение, которое создает копии карточек. Полезно для участников, работающих над одинаковыми задачами.

Card Snooze – после установки улучшения в карточке появляется функция “Отложить”. Выбираете в меню время, когда вы хотите вернуться к задаче карточки, и последняя переносится в архив. По истечении указанного времени карточка вновь появляется на доске.

Countdown – показывает время до истечения срока задачи в режиме обратного отсчета.

Также в разделе “Улучшения” можно интегрировать “Трелло” с различными сервисами: Zapier, GitHub, Slack, Giphy, Google Drive, Evernote, Figma. И с инструментами автоматизации: Butler, Board Sync by Unito, Epic Cards и прочими.

Внимание – если у вас в “Трелло” несколько досок, подключать улучшения нужно к каждой отдельно. Если у вас бесплатная версия – улучшения имеют лимит: по одному на одну доску, не больше

Если вы установили версию Gold – тогда число улучшений увеличивается до трех.

Mark Cards Done

When getting work done in Trello, share it with your team so that no one will have to interrupt your workday wondering the status of a task (and also to show how awesome you are, obviously).

Here are a couple of ways you can show off what’s getting done.

• Create a “Done” list and move cards there when they are completed. It might even make sense to create a new “Done” list of each week for standups and retrospectives.
• If you add due dates to cards, mark them done by clicking the checkbox on the back of the card. The badge will go from angry red to soothing green… Ahh.
• Create a label to signify “done” (party pink perhaps?) and apply the label to completed cards.
• Make a “Done” checkbox with the Custom Fields Power-Up.
• Drag and drop a celebratory sticker to a card when you want to share your accomplishments.
• Archive it! Out of sight, out of mind.

Как начать пользоваться

Зайдите на официальную страничку онлайн-сервиса.

Если вам хочется иметь Trello всегда под рукой, а не в браузере, то можете скачать приложение для смартфона или компьютера в Play Маркете или App Store.

Потом нажмите “Зарегистрироваться” на сайте. В программе то же самое.

Регистрация вас не утомит. Всего лишь надо указать имя, электронную почту. Потом кликаете “Создать новый аккаунт” и попадаете в мир планирования и порядка.

Без инструктажа вас не подпустят к планировщику. Жмите на точки слева, а потом на кнопку “Теперь вы знаете все, что нужно, и можете работать самостоятельно.” и начинайте строить планы на эту жизнь.

Как войти

С регистрацией понятно, где вход? Давайте разбираться. Снова открываем trello.com. В правом верхнем углу кликаем “Войти”.

Вводим адрес электронной почты и придуманный для регистрации пароль. Нажимаем на кнопку “Войти”. Если у вас есть аккаунт в Google, вы можете просто авторизоваться через него. Для этого кликните “Войти с помощью Google” ниже.

Мы попали в личный кабинет и теперь займемся планированием.

Почему стоит попробовать Trello

Нет единоверного способа использовать программу. Каждый создает списки, добавляет расширения и настраивает под себя.

Кому пригодится приложение? Всем. Домохозяйка сможет спланировать уборку, готовку, семейный бюджет так, что останется достаточно времени и денег. Владелец маленькой фирмы проконтролирует работу персонала и расширит бизнес. Молодая семья распланирует ремонт от идеи до покупки обоев в квартиру.

Эта японская система напоминает старые добрые записки на холодильнике. Только вместо холодильника будет доска (board), вместо стикеров – списки (list), а содержание – это карточки.

Долго изучала отзывы за чашкой кофе и поеданием сладостей перед сном. И не нашла пестрящих негативом. Хороший планировщик.

Хотите напомнить мужу про документы на визу? Не надо вешать список на холодильник в надежде, что он обратит на него внимание. Просите его скачать приложение, расширение

Создаете карточку “Документы на визу”, в описании пишете перечень, добавляете мужа в участники. Ему придет оповещение.

Компания Fog Creek Software подарила нам Trello в 2011 году. Мне он понравился за:

• постоянный бесплатный доступ с небольшими ограничениями;
• простоту использования без лишних кнопок;
• возможность объединять с полезными онлайн-инструментами вроде Google Диска, Evernote.

WEEEK

WEEEK — больше, чем канбан-инструмент. Это гибкая и простая система управления проектами и задачами, в основе которой лежит принцип недельного планирования. Кроме досок, которые не уступают в функциональности доскам Trello, в WEEEK есть режим календаря. Задачи со всех проектов ты сможешь смотреть в одном месте.

За счёт более гибкой структуры (воркспейсы → проекты → доски), в WEEEK можно работать над по-настоящему большими и сложными проектами. В этом также помогают многоуровневые задачи и система приоритетов. Колонки на досках можно автоматизировать, чтобы уменьшить количество рутинных действий (например, автоматически назначать задачу на другого исполнителя). Специально для Scrum-команд есть группировка задач, что упрощает работу по спринтам.

Все дополнения и интеграции входят в бесплатную версию. Есть ограничение только на количество проектов в одном воркспейсе и количество участников команды.

Поддерживает русский язык.

Подходит: командам любого размера, которым нужен удобный и понятный инструмент.

Стоимость: бесплатно до 7 проектов в воркспейсе и 5 человек в команде. Чтобы снять ограничения, понадобятся 159₽ в месяц (для одного) или 359₽ за пользователя в месяц (для команды).

Automated Update Emails With Butler

This means that as projects move forward, you can keep clients in the loop automatically.

• Email address:
• Subject: Feedback on {cardname}
• Body text: Hi ,We have made progress on {cardname} and would love your feedback before we move forward finalizing the job.As a reminder, the request was for us to create:{carddescription}You can access the files to be reviewed in our shared Dropbox folder (www.dropbox.com). Providing feedback by {cardduedate} will help keep everything on track for the agreed upon delivery date. Thanks,Brian

•    — Custom Field variable for the “Email” Custom Field
•  {cardname}  — Name of the card
• — Custom Field variable for the “First Name” Custom Field
• {carddescription} — Card description text
• (www.dropbox.com) — Markdown link to Dropbox shared folder
• {cardduedate} — Due date on the card

1. Enable the Butler Power-Up on your board if you haven’t already
2. In Butler’s menu, select “Rules”
3. Click “Add Rule”
4. For the trigger, select “when a card is ‘moved into’ list ‘Awaiting Client Feedback’” and then click the + sign to add the trigger.
5. For the action, click the chat icon tab to locate the email send field
6. Input the email address, subject, and body of the email you’d like to automatically send and then click the + sign add it to the Rule.
7. Click “Save” to save the Rule and you are ready to go!

Make A Power Play

Here’s a quick look at just a few different ways your department can get more done with Power-Ups.

Marketing Editorial Calendar

• Start an article outline in Evernote and attach it to a card to pitch the idea.
• Create a new Google Doc from Google Drive directly from Trello and compose the article.
• Set a due date for publishing and visualize the pipeline with the Calendar.
• Attach a Drive folder to the card so everyone can access the image assets for the post.

Sales CRM Pipeline

• Attach Salesforce leads and opportunities to cards to quickly access important information.
• Create Custom Fields for requests, quotes, and additional data points.
• Securely manage and share contracts and documents with OneDrive.
• Keep track of scheduled meetings and calls with the Calendar.

Design Workflow

• Attach prototypes to cards from InVision.
• Organize visual assets in one location with Dropbox.
• Send cards to Slack channels for team feedback.
• Have a dedicated Whereby room for regular design huddles.

Check out more ways marketing, sales, developers, PMs, HR, and support can customize their boards with Power-Ups in our team playbooks.

Кому полезен Trello

В первую очередь, данный трекер полезен:

• Стартапам,
• Малому бизнесу,
• Самозанятым специалистам,
• Социальным проектам,
• Различным проектным командам.

В отдельных случаях продукт может быть использован отделами средних и крупных компаний, а также государственных структур, которые реально хотят повысить эффективность своей работы.

В настоящее время даже у таких консервативных и больших компаний, как Сбербанк и Почта России, постепенно экспериментальным путём внедряются подходы Agile и Scrum. 

Непосредственно сервис успешно используют и стартапы, и гиганты уровня Google, Kickstarter, National Geographic.

Достаточно эффективно Трелло в личном планировании в виде To-Do-листа, а также в целях структурирования накопленной информации.

В образовании на базе Trello создаются полезные продукты с высокой прикладной ценностью. Вместо обычных чек-листов — готовая настроенная система для пошагового выполнения задач как в команде, так и в одиночку.

Также в Трелло можно создавать общедоступные страницы со структурированным набором полезной информации. Например, корпоративную Вики.

У сервиса есть веб-версия, десктопные программы (Windows, Mac OS) и мобильное приложение (Android и iOS). Естественно, работать можно с разных устройств — данные быстро синхронизируются.

Аргументы в пользу Trello

Рабочее пространство сервиса – доски. На них, в свою очередь, создаются списки, содержащие структурированную информацию. Каждый список содержит карточки, обладающие множеством настроек. Они и являются основным элементом работы.

По данным Trello, пользователями сервиса стали более 1 миллиона человек. Чем обусловлена такая популярность?

Рассмотрим очевидные причины:

1. Быстрая адаптация пользователя к интерфейсу. В отличие от подобных систем, Trello имеет максимально простую структуру, не вызывая сложностей даже у новичков. Именно поэтому постановка задач и работа занимает мало времени.
2. Широкий набор функций. Платформа одновременно является task-менеджером, ежедневником, форумом для взаимодействия команды и рассмотрения предложенных идей, органайзером для сбора ссылок, фото и видео контента, публикаций.
3. Наглядность и гибкая настройка. Систему и все карточки можно настроить под определённые задачи. И ещё, число созданных проектов и участников не имеет ограничений.
4. Интеграция со сторонними сервисами, например, Gmail, Dropbox, Google Диск, SurveyMonkey, Slack, Evernote, Google Календарь и другие.
5. Возможность установки на стационарный ПК, мобильный телефон, планшет. Мобильные приложения доступны на нескольких платформах, включая iPhone, iPad, Android. Есть приложения для Windows 8 или Windows RT, MacOS.
6. Бесплатный и платный доступ. В первом случае предоставляется ограниченный функционал возможностей, которого достаточно для решения мелких и личных задач.

Mark It Done

The funny thing about effective collaboration is that sometimes less can mean much more. When everyone knows what’s being done without needing to ask, time is saved for all involved. Here are some effective ways to spread the good word on your work:

• Simply drag the card over to a designated “Done” list. For all the productivity powerhouses who need more than a single done list, break them up by week or month.
• In a single click, mark cards with due dates as done and let everyone revel in that green symbol of success.
• For the label lovers out there, apply a “Done” label to a card and move on to the next great thing in the pipeline.

#TrelloTips:Make sure that no important due dates get lost on a long list. If a list has cards with due dates, click the list’s menu icon and select “Sort by Date” to surface all of the cards with due dates on them.

Trello для отслеживания

Наиболее популярный способ использовать Trello — отслеживать задачи на проектах и в процессах. У проектов обычно есть дата начала и дата окончания (например, планирование события и создание новой функции). Процессы, как правило, являются непрерывными (например, ежедневные операции для бизнеса или управление редакционным календарем).

На этих досках карточки представляю задачи, которые нужно выполнить, а списки часто включают в себя порядок шагов. Структура списка может быть очень простой, например: «Нужно сделать», «Выполняется» и «Готово». В зависимости от требований вашего процесса вы также можете сделать список более подробным. По мере выполнения задач перемещайте карточки слева направо.

Полезные возможности:

• Перетащить — перетаскивайте карточки между списками, чтобы увидеть прогресс, а также перемещайте карточки вверх и вниз, чтобы расставить приоритеты.
• Даты выполнения — добавляйте даты на карточки, чтобы не пропустить сроки, и отмечайте дату выполнения готовой по завершении.
• Добавить участников — присваивайте задачи, добавляя участников на карточки, чтобы каждый из них знал, чем заняты остальные.
• Чек-листы — разбивайте задачи по ключевым моментами и следите, чтобы ничто не осталось без внимания.

Trello для обмена

Часто большая часть работы выполняется различными отделами с использованием разных досок. Вам же нужно централизованное расположение, чтобы люди могли делиться друг с другом информацией о проделанной работе и оставаться в курсе событий. Создайте доску обзора компании или доску на уровне отдела, где будет формироваться общая картина работы, проделанной командой, или же создайте дорожную карту, чтобы рассказывать клиентам или пользоваться, над чем вы работаете.

Списки можно создавать для каждого месяца или финансового квартала. Карточки, представляющие проекты, добавляются в соответствующие списки, чтобы отслеживать, когда начнется или завершится работа над проектом. Карточки нужно регулярно обновлять при изменении статуса, достижения контрольного этапа и результатов.

Полезные возможности:

• Вложения для карточек и досок — вкладывайте соответствующие доски и карточки проекта, чтобы участники команды всегда могли уточнить детали и получить доступ к выполняемой работе.
• Комментарии — используйте комментарии для регулярного обновления статусов, ведь при добавлении комментария автоматически создается соответствующая метка времени.
• Улучшение Старение карточки — включите улучшение Старение карточки на вашей доске, которое приглушает неактивные карточки, чтобы вы могли отслеживать карточки, которые давно не обновлялись.

Дополнения, которые стоит попробовать

Как подключить:

Состаривание карточек (Card Aging). Карточка бледнеет каждую неделю и через 28 дней исчезает. В пиратском режиме она стареет и трескается, как постаревшая бумага

Чем это помогает? Если вы написали и забыли забрать вещь из ремонта, призрачная карточка привлечет внимание и напомнит вам. Нет времени очистить список от завершенных дел? Состаривание убирает задачи 4-недельной давности

Дополнительные поля (Custom fields). Делают из карточек Trello универсал. Вы можете добавить любые поля. Рукодельницы смогут записывать стоимость вещи на продажу и длительность ее изготовления для планирования.

Календарь (Calendar). Соскучились по ежедневнику, где дела вписываются в окошки чисел? Это расширение раскидает все дела по числам, неделям, месяцам.

Повторение карточек (Card Repeater). Если какие-то дела повторяются, то с помощью этого расширения вы автоматизируете процесс. Указываете, что подобная карточка должна появиться в определенный срок.

Be A Leader

A productive team often has a great leader. If you are that leader, the board creator and visionary, share your outlook with your fellow band of merry board members so that everyone has a common goal and sense of direction:

• Get everyone on board with a “how-to” card that is easily accessible at the top of the first list on the board. Add goals, timelines, resources, and links to relevant chat channels to this card. It might also be helpful to explain the workflow here.
• Instantly see what’s not getting done with the Card Aging Power-Up, which sets the color of cards to fade out over time if they haven’t had any activity in a while.
• Have a dedicated meeting spot accessible on a board with the Google Hangouts or Whereby Power-Ups. Host regular standups with board members so that everyone can share what they’ve done, what they are working on, and anything that’s blocking their work.

Интеграции

Интеграции в Trello называются «Улучшения». Трекер легко связать с десятками различных внешних сервисов.

К примеру: MailChimp, Slack, Zapier, draw.io, Giphy, Dropbox, Evernote, Google Drive, Intercom, Microsoft OneDrive, Typeform, GitHub, Jira, SalesForce, SurveyMonkey, Figma, Zendesk.

Подробнее можно ознакомиться здесь: https://trello.com/power-ups

Несмотря на то, что Trello является сервисом для организации и структурирования информации и задач, у многих пользователей часто происходит хаотизация досок, их в дальнейшим бросают и создают новые

Важно поддерживать порядок и дисциплинированно подходить к внедрению данного инструмента

Современные инструменты интернет-маркетинга, как правило, предлагают многочисленные интеграции для обеспечения пользователям лучшей синхронизации между активностями и повышения их эффективности. Calltouch реализует тот же тщательный подход к интеграциям.

Интеграции Calltouch

Готовые интеграции с популярными сервисами

• Быстрая настройка без путанных инструкций
• CRM-системы, рекламные площадки и другие сервисы
• Webhooks и API для безопасной передачи событий

Автоматическая передача данных от показов и бюджетов до сделок и ROI

Как пользоваться Трелло

Обычно, внедрение Трелло в работу отдела или компании проходит легко и без лишних страданий. Но, все же, работа с новым приложением, тем более на постоянной основе, требует некоторой адаптации.

Поэтому мы подготовили небольшую инструкцию по основным аспектам органайзера, чтобы вы еще быстрее могли начать работу с Трелло.

Доски Трелло имеют 4 основных компонента, которые дают практически безграничные возможности.

Доски

Доска (А) отражает проект или место, где задачи собраны по какому-то общему признаку (отдел, направление, канал и так далее).

Неважно, запускаете ли вы новый сайт или планируете отпуск, доска — это то место, где вы организуете задачи и можете взаимодействовать с коллегами, друзьями или семьей

Колонки

Колонки (Б) содержат в себе карточки, помогая сортировать их по прогрессу или различным этапам. Их можно использовать для создания рабочего процесса, в котором Карточки перемещаются между Колонками от начала до конца.

Ограничения на количество колонок нет, поэтому Трелло позволяет отобразить наглядно даже самый длинный и сложный процесс, разбив его на отдельные логические этапы.

Простой пример с тремя колонками:

• Нужно сделать
• В работе
• Готово

Где карточки добавляются в колонку  «Нужно сделать». Когда вы приступаете к выполнению задачи, карточка переносится в колонку «В работе». А когда работы по ней завершены, то ее можно переносить в колонку «Готово».

Конечно, вы можете кастомизировать количество и название колонок для своего удобства.

Карточки

Карточки (В) — это фундаментальный компонент Трелло. Именно они содержат все всю информацию по задачам и идеям. В карточке можно описывать задачу, которую необходимо выполнить.

Чтобы создать карточку, нужно в любой из колонок нажать на «Добавить еще одну карточку» и дать ей название, например: Забрать вещи из прачечной или Написать статью в Блог.

Карточки можно дополнительно кастомизировать полезной информацией. Для демонстрации прогресса по конкретной карточке просто переносите её между Колонками по мере необходимости. Лимита на количество карточек в одной Колонке также нет.

Меню

В правой стороне доски Трелло есть Меню (Г). Оно позволяет производить настройки доски, управлять доступом к доске, фильтровать карточки, менять фон, осуществлять интеграции и многое другое.

Кроме того, в Меню видна вся активность, которая производилась на доске ранее. Это позволяет оперативно реагировать на изменения в карточках.

Звучит не так уж и сложно, да? Начните с создания своей первой доски

The Card Back

Let’s click on a card to flip it around and take a closer look. This is the “card back” and it has three main sections worth getting to know:

1. Card Descriptions — In the description field you can add more specific information about your card, links to websites, or step by step directions. To add details to your card click “Edit the description” at the top of the card back. You can even format your text with Markdown.
2. Comments and Activity — Comments can be added to cards when communicating and collaborating with team members, like giving feedback or updates. @ mention a member of your board or team in a comment and they will receive a notification in Trello. The activity feed is a timeline of all of the comments and actions on a card.
3. Add — The “Add” section provides you with more tools for the back of a card.
   • Add Members to cards to assign people to tasks, and easily see who is doing what and what still needs to get done.
   • Add Checklists for cards that require subtasks or have multiple steps to make sure nothing falls through the cracks. You can even copy checklists from other cards on the board, and assign people to checklist items by @ mentioning them.
   • Add a Due date to cards with deadlines, and card members will receive a notification 24 hours before it’s due. Once the tasks are completed, due dates can be marked as done.
   • Add Attachments from both your computer and many cloud storage services like Dropbox, Google Drive, Box, and OneDrive.

Как использовать Trello

Ключевые элементы системы — это:

• Доски,
• Списки,
• Карточки.

Рассмотрим подробнее, что это такое и как с этим работать. 

Доска

Визуальное пространство, в котором осуществляется основная часть работы. На доске располагаются вертикальные списки — листы, на которых находятся карточки. 

Доски, списки и карточки могут называться как угодно в зависимости от целей и задач.

Самый простой пример канбан-доски:

Также при создании досок можно выбрать один из готовых шаблонов для различных направлений от управления командой до подготовки свадьбы. 

По типу видимости доски бывают: 

• Приватные. Просматривать и изменять содержимое могут только участники, которые добавляются выборочно.
• Командные. Похожи на приватные, но доступ имеется у определённой группы людей, объединённых в настройках в команду.
• Доска организации. Напоминает командную, но с расширенным функционалом, доступном на платном тарифе.
• Публичные. В такие доски могут заходить любые пользователи, у которых есть ссылка. Также они индексируются поисковыми системами, но изменять содержимое могут только участники.

У доски есть меню, в котором доступны функции:

• Настройка описания доски.
• Изменение фона. На бесплатном тарифе доступны однотонные цвета, а на платных — любые фотообои.
• Поиск карточек по словам, меткам, участникам и сроку выполнения. В шапке доски тоже есть поле поиска, но только по словам.
• Добавление стикеров на карточки.
• Управление улучшениями, интеграциями с различными внешними сервисами.
• Изменение меток.
• Использование коллекций.
• Подписка на обновления доски.
• Копирование доски.
• Печать и экспорт доски.
• Закрытие доски.
• Ссылка на доску.

Список

Элемент доски, на котором располагаются карточки. Списки могут называться как угодно, в зависимости от целей и задач создания доски.

При создании новой доски система сразу предлагает создать нужные списки и присвоить им наименования.

В меню списка можно:

• Добавлять карточки.
• Копировать список со всеми карточками для ускорения однотипной работы.
• Перемещать списки между досками.
• Подписываться на обновления списка.
• Сортировать карточки списка в алфавитном порядке или по дате создания — от старых к новым или наоборот.
• Перемещать карточки списка в другой список данной доски.
• Архивировать и удалять все карточки.
• Архивировать сам список.

Карточка

Обычно каждая карточка является отдельной задачей. Карточки можно перемещать между списками, дублировать, архивировать и безвозвратно удалять.

При наличии большого количества задач, не требующих детализации и являющихся декомпозицией некой крупной задачи, то не рекомендуется создавать много отдельных карточек.

Лучше сделать одну и завести внутри карточки чек-лист. Это удобнее, а прогресс будет наглядно отображаться по мере выполнения задач чек-листа.

Что можно делать внутри карточки?

• Изменять заголовок.
• Добавлять описание.
• Смотреть историю всех действий, имеющих отношение к данной карточке.
• Добавлять участников. Ими могут быть ответственные за выполнение задачи люди или наблюдатели. К примеру, внешний заказчик, product owner или scrum-master.
• Добавлять метки.
• Формировать чек-лист.
• Установить дедлайн.
• Прикрепить вложение.
• Управлять улучшениями — интеграциями с другими сервисами.
• Переместить на другой лист этой или другой доски.
• Копировать в другой список текущей доски.
• Подписаться, чтобы в разделе уведомлений отслеживать любые действия и обновления карточки.
• Архивировать неактуальные карточки, чтобы освободить пространство или окончательно удалить их.
• Делиться с другими.

У каждой карточки есть своё меню, дублирующее некоторые функции по управлению карточкой. 

Дедлайны

В проектном управлении важны сроки выполнения задач. Для каждой карточки можно настроить дедлайн, который отображается в ней при просмотре списка, и установить напоминание.

Также по мере приближения дедлайна на карточке автоматически подсвечивается дата — сначала оранжевым цветом, а затем красным.

Метки

Для удобства восприятия категорий на карточки добавляются метки различных цветов. В Трелло есть режим для дальтоников, при включении которого помимо цвета меток появляются различные паттерны.

Меткам можно присваивать любые наименования и создавать дополнительные метки.

В проектном управлении удобно применять систему расстановки приоритетов в соответствии с матрицей Эйзенхауэра, когда все задачи делятся на 4 типа:

• Важные — срочные;
• Неважные — срочные;
• Важные — не срочные;
• Неважные — не срочные.

Данную методологию легко реализовать, используя 4 метки или даже 3. К примеру, тип «неважные — не срочные», можно никак не помечать и смело удалять в большинстве случаев.

Что такое Trello

Наверняка вы слышали о сервисе Trello и гуглили «как пользоваться трелло». Так вот, Trello — это простой и удобный таск-трекер. Он представляет собой инструмент для управления проектами в различных нишах — коммерческими, творческими, социальными. Также сервис и приложение удобны для личного планирования и самоконтроля.

Для ведения промышленных и инфраструктурных проектов Trello не подойдёт, равно как и не получится полноценно организовать с ним работу целой компании. Но когда речь идёт о малых проектах или процессах, не требующих специальных отраслевых инструментов, Trello почти нет равных.

Наши продукты помогают вашему бизнесу оптимизировать расходы на маркетинг Узнать подробнее

Стоит отметить ценность трекера для управления циклами разработки. Особенно он соответствует гибким методологиям управления проектами — в частности, Scrum, Kanban.

Максимальная эффективность инструмента раскрывается при командной работе, но и в индивидуальной активности продуктивность заметно возрастает. Идеи и задачи быстро упорядочиваются, структурируются, всё становится наглядным, вам намного легче расставлять приоритеты.

При желании Трелло преобразуется в импровизированную CRM, где у каждого клиента есть собственная карточка, контакты, история и статус.

На базе Trello быстро настраивается наглядная воронка с настраиваемыми этапами движения лидов и клиентов.

Trello особенно хорош для быстрых запусков. Регистрация, базовые настройки, освоение и внедрение занимают буквально час. Интерфейс интуитивно понятен большинству людей, даже слабо подкованных в техническом плане, благодаря высококачественному юзабилити.

Подведем итоги

Итак, мы узнали, что такое Trello. Это удобное и гибкое онлайн-решение для быстрой и эффективной организации работы, которое одинаково хорошо подходит как для небольших команд, так и для корпораций, где может использоваться для управления отдельными проектами или отслеживания процесса выполнения задач внутри различных подразделений.

Примеры работ, которыми можно управлять с помощью этого сервиса, разнообразны. Это могут быть не только бизнес-задачи, но и семейные торжества или планирование отпуска. Также Trello прекрасно подходит в качестве личного органайзера.

Все данные хранятся на облачных серверах, а значит, ничего не может потеряться или забыться. Trello моментально внедряется в любой рабочий процесс, не требует сложной настройки и долгой адаптации сотрудников.

Сервис позволяет хранить всю нужную информацию в одном месте, оперативно оценивать прогресс по всем важным процессам сразу. Все данные отображаются в режиме реального времени и наглядно представлены на одном экране. Кроме того, Trello имеет множество полезных функций, таких как настройка оформления, отслеживание сроков выполнения задач, наличие уведомлений, возможность прикрепления файлов и проведения поиска по карточкам задач, фильтрация, сортировка и многое другое.