Тайм-менеджмент: как управлять временем

«Одна вещь, которую вам следует знать»

Автором выступает Маркус Бакингем. Исследователь является довольно известным бизнес-тренером, социологом, статистом. В произведении красной нитью прослеживается идея о том, что успешный менеджер не должен тратить свои усилия, а также способности на то, чтобы обогатить другого. Автор анализирует деятельность того или иного успешного человека, сравнивая аспекты их жизни, путь к становлению лидерами и бизнесменами. Кроме того, он предлагает не просто использовать свои навыки, но также всячески делиться ими, передавать знания и способствовать не становлению отдельных олигополий, но успеху капитализма в целом.

Опус не перегружен специальной терминологией, читается легко. Среди лучших книг по менеджменту для начинающих это творение можно назвать одним из наиболее подходящих. «Одна вещь, которую вам следует знать» позволяет несколько сместить вектор мышления, после чего остальная литература воспринимается значительно лучше.

Time Management Strategies and Methods

There are hundreds of diverse approaches to personal productivity. We know that everyone works differently, which is why a trial and error approach to these time management strategies can help you find the best method for you.

Tip #5: Complete your most important and demanding tasks first thing in the morning.

For most people, the first few hours of work are the most productive. 

Oddly enough, you can focus more easily when your brain isn’t fully awake. Booting-up brains have less excess energy for daydreaming and worrying about other tasks.

Use this to your advantage and take on your most mentally demanding tasks first thing after waking up.

Tip #6: Use the 80-20 Rule.

The 80-20 rule, also referred to as the Pareto Principle, was conceived by Italian economist Vilfredo Pareto who observed that 80% of an outcome generally came from only 20% of its inputs.

Take advantage of this knowledge and find out what that activities are a part of that 20 percent. 

Anyone can use the 80-20 rule to find out where to spend their time. If you’re unsure of what activities are in your 20%, you should do a time audit or use a time tracking tool as this will give a better indication what actives are having the greatest impact and taking up the most time.

Tip #7: Take advantage of golden hours or biological prime time.

Do you know what time of the day you do your most productive work? Knowing this will help you optimize your workload. 

To find your golden hours or biological prime time, break your workday into 3-5 time slots. Keep track of your productivity for the week using a notebook or free time tracking tool. At the end of the week, rank these time spots from most to least productive. 

After you’ve found your golden hours you’ll be able to plan out your weeks accordingly. Schedule difficult or highly involved tasks for peak productivity times.

Tip #8: Use the Swiss cheese method.

It’s easy to feel overwhelmed by large tasks. When you don’t know where to start, overwhelm can lead to procrastination or loss of focus. 

The Swiss cheese method, coined by Alan Lakein, argues that the best way to overcome this is to break down larger projects into either smaller tasks or time chunks. By completing a single, small task or a 15-minute time block, you’ll make the project less daunting and more likely to be finished on time. 

Структура

В управлении временем можно выделить следующие процессы:

• Анализ.
• Моделирование стратегий с учётом проведённого анализа.
• Целеполагание: постановка цели или определение ключевого направления развития. Определение и формулирование цели (целей).
• Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
• Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
• Контроль достижения цели, выполнения планов, подведение итогов по результатам. Также в случае, если лицо или группа лиц, которые практикуют управление временем, планируют и далее осуществлять проекты, то целесообразно вести хронометраж и фиксировать результаты анализа хронометража в виде «карточек проекта» (запись по параметрам различного характера показателей расходов времени на отдельные задачи) для их дальнейшего применения в процессе любых проектов или программ.

Метод Глеба Архангельского

Глеб Архангельский — эксперт в области организации времени, основатель и руководитель одноимённой компании. Его особенность не в создании оригинальных разработок, а в том, что он излагает приёмы тайм-менеджмента просто и доступно, адаптируя их к отечественным реалиям.

Архангельский — автор нескольких популярных бизнес-книг: «Работа 2.0: прорыв к свободному времени», «Формула времени», «Тайм-драйв» и других.

Последняя наиболее популярна

В «Тайм-драйве» рассказывается о важности планирования, целеполагания и мотивации, а также приводятся действенные приёмы управления временем и борьбы с прокрастинацией

• «Лягушки». У каждого есть скучные задачи, которые постоянно откладываются на потом. Эти неприятные дела копятся и психологически давят. Но если каждое утро начинать с «поедания лягушки», то есть первым делом выполнять какую-нибудь неинтересную задачу, а потом уже переходить к остальным, то постепенно дела упорядочатся.
• «Якоря». Это материальные привязки (музыка, цвет, движение), связанные с определённым эмоциональным состоянием. «Якоря» необходимы для того, чтобы настроиться на решение той или иной задачи. Например, можно приучить себя работать с почтой под классическую музыку, и всякий раз, когда будет лень разгружать инбокс, нужно будет лишь включить Моцарта или Бетховена, чтобы поймать нужную психологическую волну.
• «Бифштекс из слона». Чем крупнее задача (написать диссертацию, выучить иностранный язык и так далее) и чем жёстче дедлайн, тем сложнее приступить к её выполнению. Пугает именно масштабность: непонятно, с чего начинать, хватит ли сил. Такие задачи называются «слонами». Единственный способ «съесть слона» — готовить из него «бифштексы», то есть разбить большое дело на несколько маленьких.

Примечательно, что Глеб Архангельский большое внимание уделяет не только рационализации рабочих процессов, но и отдыху (полное наименование его бестселлера — «Тайм-драйв: как успевать жить и работать»). Он убеждён, что без хорошего отдыха, включающего в себя здоровый сон и физическую активность, невозможно быть продуктивным

Вывод

Планируйте каждый свой день. Todoist, Wunderlist, TickTick и другие подобные программы и сервисы помогут вам в этом. Сложные масштабные задачи дробите на простые мелкие. Утром делайте самую неприятную работу, чтобы в оставшееся время заниматься только тем, что нравится. Выработайте триггеры, которые помогут вам справляться с ленью, и не забывайте включать в график отдых.

История

Россия

В конце XIX века крупный русский физиолог Н. Е. Введенский как-то сказал «Мы устаем и изнемогаем не потому, что много работаем, а потому, что плохо работаем, не организованно работаем, бестолково работаем».

20-е годы XX века — период развития научной организации труда (НОТ). А. К. Гастев — директор центрального института труда (ЦИТ) развивает идеи о том, что эффективность организации начинается с личной эффективности, в частности эффективного использования времени.
Общественное движение борьбы за время привело к созданию Лиги «Время», руководителем которой был П. М. Керженцев. В газетах стали появляться постоянные рубрики «Борьба за время». Лига была закрыта с окончанием НЭПа.

В начале 1970-х годов после издания книги Д. Гранина «Эта странная жизнь» получил известность метод биолога А. А. Любищева — хронометраж как основа системы управления личным временем и бюджетирование расходов времени. Основная идея — эффективное мышление как основа личной эффективности, хронометраж — инструмент выработки этого мышления.

В 2007 году в Московском финансово-промышленном университете «Синергия» (до 2010 г. — МФПА) была открыта первая в стране кафедра тайм-менеджмента.

Спланировать рабочую неделю: «пессимистичный» подход

Консультант по тайм-ме­недж­мен­ту Лора Ван­дер­кам заметила: даже люди, которые планируют дела на неделю вперед, не закладывают резерв на форс-мажоры. Поэтому, когда всё идет по плану, им хватает времени, а если нужно поработать больше, приходится отказываться от хобби, времени с семьей или саморазвития.

Она предлагает не строить иллюзии, что график будет соблюден минута в минуту, и выделить на неделе дополнительное время для рабочих задач. С плотным расписанием это может быть непросто, зато такой «пессимистичный» подход точно позволит всё успевать.

Ван­дер­кам резюмирует:

Сервисы по планированию времени

Перейдем к приложениям и сервисам, облегающим жизнь, планирование и управление временем.

1. Clear – приложения для операционной системы iOS. Оно позволяет вести списки дел, распределять задачи по приоритетам или темам, группировать, расписывать поэтапно и так далее. Преимуществом данной программы является удобный интерфейс и простота в использовании.
2. Trello —  приложение, помогающее планировать и отмечать выполненные дела. Музыка в данной программе снижает уровень стресс и настраивает на продуктивность. Перед тем, как приступить к работе в приложении, необходимо пройти опрос, чтобы программа подстроилась под ваш тип мышления: логический или абстрактный.
3. Sectograph – приложение для Android, представляющее дневной список дел в виде диаграммы, это удобно и наглядно, ведь человек лучше усваивает визуальную информацию. Разные задания отмечены разными цветами, пользователю доступен отсчет времени до конца выполнения дела.
4. Workflow – красочная программа с удобным интерфейсом. Вы можете создать ярлыки на рабочем столе в качестве напоминания или заметки. Доступен для операционной системы iOS.
5. Clara – программа, помогающая планировать и координировать встречи, переговоры и другие дела.
6. Nirvana – полезный сервис по тайм-менеджменту. Программа помогает освободиться от ненужного запоминания, контролирует выполнение дел и напоминает о грядущих.

Брайан Моран, Майкл Леннингтон “12 недель в году”

Завершает нашу подборку книга двух известных бизнес-тренеров. Они предлагают бросить вызов самому себе и за 12 недель осуществить то, что вы планировали сделать в течение года. Заманчиво? Еще как! От одной только мысли о таком смелом дерзновении захватывает дух.

По словам Майкла и Брайана, большая часть долгосрочных планов остается нереализованной из-за иллюзии бесконечности времени. “У меня еще весь год впереди, сделаю это позже!” – думают люди, но так и не делают.

Такой вид прокрастинации можно победить лишь одним способом – брать и делать прямо сейчас. Если вы готовы следующие 3 месяца жить на пределе своих возможностей, купите эту книгу. В ней вам все расскажут, покажут, разложат по полочкам. Вам останется только следовать инструкциям.

Цель и задачи тайм-менеджмента

Главная цель тайм-менеджмента, основанная на сущности данного понятия, представляет собой управление временем и достижение максимально положительного результата. В соответствии с поставленной целью тайм-менеджмент решает следующие задачи:

расстановка операций и действий в порядке приоритетности для человека;
ранжирование целей по степени важности;
распределение обязанностей и ответственности между членами группы или коллектива;
построение графика выполнения операций как наиболее эффективного способа планирования времени (см. Что снижает эффективность работы персонала?);
построение наиболее рациональной модели поведения при использовании временного ресурса;
повышение производительности труда, и, как следствие, его эффективности и результативности;
поиск скрытых резервов времени, которые можно использовать более эффективно.. Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач

Какими именно они будут – решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное – все они должны подчиняться основной цели

Перечисленные задачи представляют собой укрупненные направления деятельности, а потому каждый блок может быть разделен на множество более мелких подзадач. Какими именно они будут – решать каждому человеку в индивидуальном порядке. Главное – все они должны подчиняться основной цели.

Благодаря решению данных задач каждый человек может научиться грамотно управлять своим временем, используя его максимально эффективно. Такая деятельности позволяет научиться самоконтролю и анализу, самостоятельному изучению различных методик и практик, организации личного времени  для труда и отдыха.

Как достигать своих целей с помощью тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент ценен не сам по себе, а как инструмент достижения ваших целей. У многих людей эти цели — финансовые, для других на первом месте стоит самореализация, у третьих — личное счастье. Каждому человеку хочется чувствовать себя счастливым — какое бы значение он ни вкладывал в это слово. Но вместо этого большинство людей вынужденно живут в состоянии “белки в колесе”, когда за сотнями незначительных и мелких дел уходит время — самый ценный и невосполнимый ресурс в жизни любого человека.

Тайм-менеджмент, постановка целей и планирование своего дня помогут справиться с этой проблемой. Если вы хотите большего на пути к своей мечте, если вам актуально понять свою ценность и научиться привлекать в свою жизнь богатство и успех, приходите на бесплатный мастер-класс “Формула изобилия” от Павла Колесова.

7 правил тайм-менеджмента

Для того, чтобы доводить дела до конца, нужно соблюдать ряд несложных правил.

Правило 1 — Цель должна быть реальной и должна «заряжать»

Во-первых, цель должна исходить именно от твоих желаний, а не быть навязанной обществом или семьей. Только в этом случае она будет заряжать. Должно быть четкое представление для чего тебе нужно достижение этой цели. Как изменится твоя жизнь, когда ты достигнешь её.

Во-вторых, цель должна быть реальной. Если вы сейчас продавец в магазине, а мечтаете о собственном автомобиле Porche, то скорей всего вы ничего не начнете делать для достижения этой цели по двум причинам:

• Вам кажется, что это не для вас и у вас никогда такого не будет (даже если вы будете визуализировать каждый день и увешивать всю квартиру картинками с дорогим автомобилем, увы, ничего не произойдёт).
• Это слишком далекая цель. Если вы посчитаете, что с вашим доходом такую машину можно купить через 50-60 лет, то мотивация сразу же пропадёт, потому что цель очень далека от настоящего времени.

Правило 2 — Ставить цель по системе SMART

S — Specific (Конкретная)

Цель должна четко определять, какой результат вы получите в итоге. Одна цель – один результат.

M — Measurable (Измеримый)

Цель должна иметь свою единицу измерения. То есть такую меру, которая поможет понять, что цель достигнута на 100%.

A — Achievable or Attainable (Достижимый)

Вы должны понимать, что поставленная цель вам под силу и у вас достаточно знаний, навыков, опыта, ресурсов для того, чтобы достигнуть эту цели в поставленные сроки.

R — Relevant (Значимый)

Важно понимать, как изменится ваша жизнь, когда цель будет достигнута. Какими вы станете, какое окружение у вас будет, ваш заработок и уровень жизни

T — Time bound (Ограниченный во времени)

Цель, ограниченная по времени, даёт больше возможности контролировать ход её выполнения. А также позволяет понять, насколько вы эффективны на пути достижения цели.

Правило 3 — Деньги не могут быть целью

В качестве цели не стоит ставить суммы денег. Деньги это не цель, это ресурсы, которые мы используем на пути достижения цели.

Правило 4 — Используйте матрицу Эйзенхауэра

Главным навыком высокоэффективных людей является правильное распределение своих ресурсов. А для этого нужно четко планировать свой день и распределять все дела на 4 группы:

• Важные и срочные дела – те дела, которые внесут весомый вклад в достижение главной цели.
• Важные и несрочные – дела, которые имеют высокий потенциал, но не имеют срочности.
• Срочные и неважные – на такие дела не рекомендуется тратить много времени. Так как их выполнение не имеет вес в достижении цели.
• Неважные и несрочные – дела, которые воруют наше время. Чаше всего такие дела можно делегировать.

Видео

Правило 5 — Принцип равномерного распределения

Научитесь распределять нагрузку равномерно. То есть, лучше делать каждый день по чуть-чуть, чем один раз в неделю, но много.

Во-первых – это вырабатывает привычку и дисциплинирует.

Во-вторых – больше вероятности, что вы выполните маленькое дело, которое займёт 20 минут, чем большое в 3-4 часа.

В-третьих – на протяжении выполнения маленького дела мозг будет работать всё время на 100%. При выполнении большой задачи мозг будет терять концентрацию и переутомляться.

Правило 6 — Используйте метод Помодоро (помидора)

Если вам сложно сесть за выполнение какой-либо задачи, воспользуйтесь методом Помодоро (в народе «помидора»). Суть метода – работать 25 минут ни на что не отвлекаясь, затем отдохнуть 3-5 минут и вновь приступить к выполнению задачи. После 4х подходов сделать большой перерыв в 20 минут.

Правило 7 — Действуйте прямо сейчас

Не нужно ждать подходящего момента, потому что он не наступит НИКОГДА. Если вы сейчас уже начали откладывать выполнение каких-либо дел, то вы будете откладывать их до бесконечности. Единственный выход, как можно разорвать этот замкнутый круг — это начать действовать прямо сейчас. Делай, анализируй, улучшай! Пусть это будет вашим девизом.

Как правильно распланировать рабочее время?

Дэвид Аллен советует правильно организовать рабочее место, обзавестить всеми необходимыми канцтоварами. Также завести картотеку, на каждое дело завести соответствующую папку. Также Аллен советует писать 4 списка дел:

• Дела, которые необходимо выполнить в ближайшей перспективе.
• Проекты, которые требуют комплексного подхода.
• Проекты, которые по той или иной причине пока не могут быть выполнены.
• Список «когда-нибудь».

Чтобы выполнять рабочие задания быстрее, нужно выполнять похожие дела подряд. Мозг привыкает к определенному типу работы и с каждым разом справляется все быстрее.

Если перед вами поставлена очень тяжелая задача или проект, необходимо разделить его на этапы. Тогда задание становится более понятным и реальным к выполнению. Используйте принцип «маленьких шагов». Научитесь говорить «нет», не выполняйте работу за других, не становитесь инструментом для достижения чужих целей. Все успешные бизнесмены, планируют самые важные дела в первой половине дня. Нельзя откладывать на потом то, что для вас находится в приоритете. Как говорится: «Сделал дело, гуляй смело».

Научиться выполнять все задания вовремя очень просто. Большинство людей сами создают себе проблемы и преграды в своей жизни. Стоит лишь приложить немного усилий и просто начать планировать свою жизнь. Вы должны понимать, что человек уставший и нездоровый не может работать продуктивно и полноценно проживать свою жизнь.

Поэтому, необходимо:

1. Высыпаться.
2. Правильно питаться. Употреблять как можно больше овощей и фруктов.
3. Занятия спортом повышают иммунитет, дают заряд бодрости и благотворно влияют на деятельность мозга. Улучшается память, концентрация, быстрее обновляются нейронные клетки.
4. Придерживайтесь списка дел. Пишите его на каждый день, на неделю и на год.
5. Не отвлекайтесь на ненужные вам дела, бесполезное общение. Не делайте работу за других.
6. При планировании своего дня, не набирайте обязанностей на себя больше, чем сможете выполнить. Адекватно оценивайте свое время и силы.
7. Поддерживайте порядок как дома, так и на рабочем месте. Каждая вещь должна иметь свое место, а каждое дело – свое время. Когда вы поддерживаете порядок, вы тратите намного меньше времени на выполнение дел. Пусть порядок и систематизация вещей войдет в вашу привычку.
8. Оптимизируйте свою работу. Старайтесь любое дело максимально упростить и сократить время на его выполнение.
9. Пользуйтесь современной техникой. Даже дома мультиварка, микроволновка, электромясорубка сэкономят вам массу времени на приготовление еды.
10. Всегда поощряйте себя за любой успех. Если справились вовремя с важным делом, позвольте себе 15 минут отдохнуть и скушать что-нибудь сладенькое или заглянуть на 10 минуток в одноклассники.
11. Не стремитесь к идеалу, его не существует. Если вы зацикливаетесь на том, чтобы все сделать еще и еще лучше, в итоге вы будете топтаться на месте и доведете себя до истерики.
12. Не накапливайте невыполненные дела. То, что вы запланировали сделать сегодня – сделайте!
13. Никогда не бойтесь попросить о помощи или распределить определенные задачи между сотрудниками.

Помимо составления списка дел, есть еще некоторые действенные методики планирования, которые широко используются в тайм – менеджменте. Это техника управления временем, которая включает в себя правила и принципы, которые помогают человеку правильно организовать свое время и достичь максимальной эффективности в любом деле.

Дефицит рабочего времени

Дефицит рабочего времени — нехватка временного ресурса, вызванная неправильной организацией работником своей деятельности, либо неграмотной организацией деятельности руководством, что приводит к спешке, затягиванию выполнения работ, заданий, некачественной работе, потерям в производстве, браку и т. д. что в конечном итоге существенно влияет на эффективность и результаты работы всего предприятия.

Одним из методов совершенствования управления на предприятии является анализ затрат рабочего времени руководителя предприятия и руководителей функциональных подразделений. Для выявления причин нехватки времени необходимо периодически проводить инвентаризацию времени за несколько рабочих дней. Беспокойство менеджера из-за недостатка времени можно определить по следующим признакам:

• Отсутствует чёткое расписание работы на текущий день;
• Секретарь или помощник не знает распорядка дня своего руководителя, не знает, где он будет находиться в определённый момент рабочего дня;
• Из-за чрезмерной занятости менеджер несвоевременно отвечает на деловые письма;
• Из-за нехватки времени в течение рабочего дня менеджер вынужден завершать работу дома;
• Частые телефонные звонки и визиты посетителей не дают сосредоточиться на основной работе;
• Менеджер постоянно выполняет работу за своих подчинённых, поскольку ему кажется, что он сделает её лучше;
• Большой поток рутинных дел не дает менеджеру возможности заниматься основной работой;
• Работа в условиях постоянной спешки приводит к переутомлению.

Наиболее характерные причины дефицита времени:

• Бесплановость работы как результат работы не только самого менеджера, но и стиля работы всей организации;
• Несоответствие работника и занимаемой им должности;
• Неадекватная оценка своих способностей, скорости работы, результативности;
• Отсутствие личной миссии работника (что я могу сделать для организации, что могу получить, какими активами располагаю);
• Неумение контролировать свои потребности (в мыслях, питании, общении, выражении эмоций);
• Слабая мотивация труда, приводящая к низкой производительности (зарплата давно не увеличивалась, долгое время нет повышения в должности), порождающей хронический недостаток времени.

Тайм-менеджмент: как все успевать

В рамках технологии тайм-менеджмента существует множество приемов, позволяющих планировать свое время, распределять задачи так, чтобы работать максимально эффективно и успевать как можно больше.

Рассмотрим несколько самых популярных приемов.

Планирование

Необходимо определиться со своими целями в долгосрочной перспективе, затем составить подробные планы на месяц, неделю и день.

Так вы будете понимать, какой объем работы вас ждет, что следует сделать для достижения цели.

К примеру, ваша цель – поступить в престижный университет, успешно сдать экзамены.

Чтобы спланировать свое время, узнайте список тем для подготовки к экзамену и добавьте в план задач следующие:

• выбор источников информации;

• поиск ответов на вопросы экзамена;
• чтение и первичная проработка выбранного материала;
• составление краткого конспекта;
• запоминание информации;
• повторение.

Затем определите, в какое время и с какой периодичностью вы будете выполнять эти задачи.

К примеру, в начале месяца искать ответы на вопросы, в течение месяца каждый день их прорабатывать и учить, раз в неделю повторять весь пройденный материал и так далее.

Таким образом вы будете четко представлять себе объем работы и сразу приступать к делу, не раздумывая.

Расставление приоритетов

Суть метода в том, чтобы не просто составить список задач на день, но и расставить приоритеты с использованием матрицы Эйзенхауэра:

Срочно и важно. Сделать в первую очередь.
Не срочно и важно

Сделать, если появится возможность.
Срочно, но не важно. Делегировать, если это возможно.
Не срочно и не важно. Отложить или отказаться от выполнения.

Можно писать перечень задач и использовать для каждого уровня важности обозначения цветом, присваивать порядковые номера, буквы, любое удобное обозначение