Как настроить автоматические ответы в outlook

Добавление пункта «Автоответы»

В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:

1. Открыть «Файл »
2. Перейти в «Параметры ».
3. Выбрать «Настроить ленту ».
4. В удобном месте «Создать группу » и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
5. Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.

Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

Настройка популярных почтовых клиентов для работы с Яндекс.Почтой

Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила ».

Как обновить Ватсап на телефоне

Включение и настройка функции автоответа в Microsoft Outlook 2003, 2007, 2010, 2013, 2020

Для пользователя Outlook доступны два варианта автоматических действий над входящими и исходящими сообщениями: шаблоны и правила.

Шаблоны упрощают процесс создания и отправки сообщений, текст которых зачастую повторяется, отличаясь только несколькими данными (буквально пара слов или цифр). По своей сути, шаблоны — хранимые сообщения, в которые непосредственно перед отправкой вставляются новые данные.

Правила в Microsoft Outlook — это автоматически исполняемые над сообщениями действия, созданные на основе имеющегося шаблона или заданных условий.

Разберём пошагово процесс создания и шаблонов, и правил, а также имеющиеся различия для разных версий Outlook.

Включение функции автоответа в Outlook 2007

Как уже было сказано ранее, в версиях почтового клиента до 2010 функция автоответа носила название «Заместитель». Для того, чтобы активировать её, следуйте представленной ниже инструкции.

1. Войдите в меню «Сервис» и из появившегося списка выберите пункт «Заместитель».
2. В диалоговом окне активируйте пункт «Автоматические ответы (нет на работе)» путем установки флажка напротив названия.
3. Далее все шаги аналогичны настройкам в версиях Outlook 2010 и выше.

Как сделать автоответ в Outlook 2010 и других версиях: активация заместителя с аккаунтом Exchange

Обычно учётная запись Exchange присутствует на корпоративных компьютерах, а на личных не используется. Убедиться в том, какая у вас учётная запись, можно по строке состояния в правом или левом нижнем углу программы. В ней должно быть написано «Подключён к Microsoft Exchange», если вы авторизованы через аккаунт Exchange.

Включение автоответчика в различных версиях Outlook будет немного отличаться, поэтому инструкции будут представлены отдельно для каждого года. Версия Outlook будет соответствовать версии Microsoft Office, установленном на вашем компьютере.

Outlook 2010, 2013, 2016

1. Находясь в главном меню программы, кликнете по кнопке «Создать сообщение», чтобы перейти к написанию шаблона для будущего самоотправляющегося ответа.

   Нажимаем кнопку «Создать сообщение»

2. Заполните поле для сообщения словами, которые будут отсылаться человеку, отправляющему вам сообщение.

   Прописываем текст сообщения

3. Разверните отдел «Файл», кликнете в нем по кнопке «Сохранить как».

   Нажимаем кнопку «Сохранить как»

4. Назовите элемент как вам удобно и установите для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

   Выбираем формат «Шаблон Outlook»

5. Используйте кнопку «Сохранить».

   Нажимаем кнопку «Сохранить»

6. Вернитесь к программе и, развернув отдел «Файл», перейдите к разделу «Управление правилами и оповещениями».

   Выбираем пункт «Управление правилами и оповещениями»

7. Откроется окошко, в нём нужно использовать кнопку «Новое правило».

   Нажимаем кнопку «Новое»

8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

   Выбираем вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям»

9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

   Выбираем, когда будет действовать автоответчик

10. В шаге №1 выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем пункт «Ответить, используя указанный шаблон»

11. В шаге №2 нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Нажимаем кнопку «Указанный шаблон»

12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Указываем путь до заранее созданного шаблона

13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем правильность настроек

14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Нажимаем кнопку «Готово»

Outlook 2007

1. Разверните меню «Файл», в нём перейдите по пути «Создать» — «Почтовое сообщение».

   Нажимаем кнопку «Почтовое сообщение»

2. Напишите текст, который будет в будущем автоматически отсылаться написавшим вам людям.

   Пишем текст

3. Начните сохранение шаблона, нажав кнопку «Сохранить как».

   Кликаем по кнопке «Сохранить как»

4. Назовите элемент и выставьте для него расширение «Шаблон Outlook (*oft)».

   Ставим формат «Шаблон Outlook»

5. Вернитесь к программе и разверните меню «Сервис».

   Разворачиваем меню «Сервис»

6. Выберите функцию «Правила и оповещения».

   Выбираем пункт «Правила и оповещения»

7. Откроется окошко, в котором нужно будет нажать кнопку «Новое правило».

   Кликаем по кнопке «Новое правило»

8. В блоке «Начать с пустого правила» отметьте вариант «Применение правила к полученным мной сообщениям».

   Выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям»

9. Выберите, в каких случаях будет срабатывать автоответчик.

   Отмечаем параметры, при которых автоответчик будет активироваться

10. В блоке «Шаг 1» выберите функцию «Ответить, используя указанный шаблон».

    Выбираем вариант «Ответить, используя указанный шаблон»

11. В блоке «Шаг 2» нажмите на синенький текст «Указанный шаблон».

    Кликаем по кнопке «Указанный шаблон»

12. Укажите путь шаблона, который вы создали ранее.

    Нажимаем кнопку «Обзор»

13. Откроется окошко «Завершение настройки правила». В блоке «Шаг 1» пропишите название для создаваемого правила, а в блоке «Шаг 2» выберите режим «Включить правило», в блоке «Шаг 3» проверьте правильность введённых данных.

    Проверяем выставленные параметры

14. Нажмите кнопку «Готово». На этом создание автоответчика закончено, а сам он активирован.

    Кликаем по кнопке «Готово»

Автоматический ответ во всех версиях Outlook: активируем функцию «Заместитель» с учетным профилем Exchange

Как правило, учетная запись в Exchange используют на рабочих ПК, а не на домашних. Для того чтобы узнать какой аккаунт у вас, посмотрите внизу экрана на строку. Если там вы увидите надпись «Подключено в MC Exchange», следовательно у вас одноименный корпоративный аккаунт.

Так как при разных версиях программы Аутлук подключение автоответчика чуть отличается, мы предоставим вам инструкции для всех версий по отдельности.

Версия 2О1О-2О16

1. Когда вы зайдете в основное меню, нужно кликнуть по иконке «Создать сообщение». У вас откроется автоматический режим подготовки макета, в каком создается заготовленный ответ.

2. В окно для текста-шаблона введите текстовое сообщение, которое будет мгновенно и без вашего участия отправлено в ответ на все полученные имейлы.

3. Когда все будет готово, перейдите к вкладке «Файл» и кликните на строку «Сохранить как».

4. Файл, который вы сохраняете, подпишите, как вам нравится, после чего для него следует выбрать разрешение «Шаблон Аутлук» (*oft)».

5. Записываем элемент в память ПК, щелкнув по клавише «Сохранить».

6. Затем следует вернуться в главное окно программы, открыть закладку «Файл» и перейти в пункт «Управление оповещениями и правилами».

7. В открытом окне кликните по функции «Новое правило».

8. У вас на экране появится раздел «Начать с пустого правила», но вам следует выбрать вариант со словами «Применения правила к полученным мной сообщениям», щелкните «Далее».

9. В открытом окне выберите условия, когда должен срабатывать автоответчик, затем нажмите «Далее».

10. У нас открывается первый шаг. Выбираем «Ответить, используя выбранный шаблон».

11. Во втором блоке в разделе «Шаг 2» кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

12. Нажмите на кнопку «Обзор», что бы указать путь к созданному ранее файлу, затем щелкните на кнопку «Открыть».

13. В появившемся окне «Завершения настройки правила» в первом блоке прописываем название для созданного правила, а во втором выбираем «Включить правило». Раздел «Шаг 3» нужен для того, чтобы проверить правильность указанных данных.

14. Когда вы все проверите и будете точно уверены, нажимаем на «Готово». Создание автоматического ответа окончено и функция активирована. Поздравляем!

Версия 2ОО7

1. Откройте раздел «Файл», далее переходим в «Сoздaть» => «Пoчтoвoе сooбщeниe».

2. Пишем сообщение, которое в дальнейшем будет приходить в качестве ответа всем вашим собеседникам.

3. Теперь нужно сохранить текст, воспользовавшись функцией «Сохранить как».

4. Называем файл как угодно, и задаем для него тип «Шаблон Аутлук (*oft)».

5. Возвращаемся к MC Outlook и выбираем раздел «Сервис».

6. В нем нам нужна опция «Прaвилa и опoвeщeния».

7. В открытом окне щелкаем по функции «Новое правило».

8. Перед вами появится раздел «Начать с пустого правила», где вам нужно щелкнуть по «Применения правила к полученным мною уведомлениям».

9. Отметьте условия, в которых должен сработать автоответ.

10. В первом блоке щелкните по опции «Ответить, используя указанный шаблон».

11. Во втором блоке кликните на синюю надпись «Указанный шаблон».

12. Указываем местонахождение созданного ранее сообщения.

13. У вас откроется новое окно «Завершение настройки правила». В первом блоке укажите название для созданного правила, а во втором поставьте галочку возле «Включить правило». В третьем блоке вы проверяете информацию на правильность указанных данных.

14. Осталось кликнуть на кнопку «Готово». Автоответ готов и активирован.

Для тех, кто привык настраивать по видео, рекомендуем к просмотру данное видео.

Установите Outlook сообщение об отсутствии на работе

Настройка сообщения об отсутствии на работе немного отличается в зависимости от того, используете ли вы Outlook 2016 или более раннюю версию или Outlook в Office 365. Я рассмотрю оба варианта.

Outlook 2016 и ранее

Есть довольно много шагов в этом процессе, но это довольно просто сделать.

1. Создайте новое электронное письмо и напишите свой ответ об отсутствии на работе. Включите в теме сообщения об отсутствии на работе, но оставьте место назначения пустым.
2. Выберите Файл и Сохранить как.
3. Сохранить как шаблон Outlook, где написано Сохранить как тип.
4. Выберите «Управление правилами и оповещениями» и выберите учетную запись, к которой вы хотите применить сообщение.
5. Выберите Новое правило.
6. Выберите «Применить правило» к полученным сообщениям и нажмите «Далее».
7. Выберите «Где мое имя» в поле «Кому», нажмите «Далее» и подтвердите всплывающее окно.
8. Выберите ответ с использованием определенного шаблона и нажмите текстовую ссылку в нижней панели.
9. Выберите шаблон, который вы сделали ранее, и выберите Открыть. Нажмите кнопку “Далее.
10. Выберите, если это автоматический ответ, чтобы не отправлять автоматические ответы на автоматические ответы. Нажмите кнопку “Далее.
11. Дайте правилу осмысленное имя и убедитесь, что параметр Включить это правило отмечен.
12. Выберите Готово, а затем ОК.

Это создаст автоматический ответ об отсутствии на работе и сделает его активным. Хотя в этом процессе указывается учетная запись, которая будет активна, вы также можете установить ее активную для всех учетных записей электронной почты. Когда вы включаете правило на шаге 11, внизу у вас есть возможность выбрать правило, которое будет активным для всех учетных записей. Включите это, если вам нужно, и сохраните.

Отключить Outlook сообщение об отсутствии на работе

Когда вы вернетесь из отпуска или что-то еще, вам нужно помнить, чтобы отключить автоответчик.

1. Выберите Файл в Outlook.
2. Выберите «Управление правилами и оповещениями» и выберите «Правила электронной почты».
3. Выберите учетную запись и снимите флажок рядом с правилом автоответа.
4. Нажмите кнопку ОК, чтобы сохранить изменения.

Теперь вы официально вернулись к работе!

Настройка сообщения об отсутствии на работе в Office 365

Учетные записи Office 365 используют Exchange, где учетная запись Outlook использует POP, IMAP или Exchange. Процесс в основном такой же, но отличается достаточно, чтобы оправдать свое собственное прохождение.

1. Выберите Файл и Автоматические ответы в Outlook.
2. Выберите Отправить автоматические ответы.
3. Установите график, если хотите. Это полезно для забывчивых типов, таких как я, которые оставляют свои автоответчики активными, даже когда возвращаются.
4. Убедитесь, что вкладка «Внутри моей организации» активна, и добавьте свое сообщение.
5. Выберите «За пределами моей организации» и добавьте туда соответствующее сообщение. В зависимости от того, кто отправляет вам электронные письма из внешнего мира, вам может понадобиться проверять «Мои контакты», только в противном случае электронные письма будут отправляться всем, включая информационные бюллетени, уведомления и даже спам.
6. Выберите OK после завершения, чтобы активировать.

Процесс несколько короче, чем в Outlook 2016, но конечный результат тот же. Возможность установки шкалы времени очень удобна, и, как пользователь Outlook 2016, я надеюсь, что эта функция скоро перейдет на эту версию.

Отключите сообщение об отсутствии на работе в Office 365

Если вы не хотите использовать таймер, приходите пораньше или вам нужно отменить сообщение об отсутствии на работе, вы можете это сделать.

1. Откройте Outlook и выберите Файл.
2. Выберите «Автоматические ответы» и выделите правило отсутствия на работе.
3. Выберите Не отправлять автоматические ответы.

Это остановит отправку сообщений Exchange немедленно, поэтому убедитесь, что вы готовы ответить, как только отключите его.

Теперь вы знаете, как настроить Outlook на сообщение об отсутствии на работе, нет никаких оснований не отвлекаться от работы. Удачи с этим!

Как выполнить настройки

Характер настройки автоответов в сервисе Outlook зависит от того, с какой учетной записью вы в нем авторизированы. Если не углубляться, то есть два варианта:

1. Для учетных записей Microsoft Exchange. Функция поддерживается, необходимо ее включить и настроить.
2. Обычные учетные записи Microsoft. Функция не поддерживается, но создать автоответ в Outlook 2013 (и др. версиях) можно через правила для писем.

Если вы не знаете подробностей о характере вашей учетной записи, то запустите Outlook и перейдите ко вкладке “Файл”. Если изображение на экране соответствует рисунку слева, значит вы подключены к Outlook через Microsoft Exchange. Если же то, что вы видите, идентично рисунку справа — у вас обычная учетная запись Microsoft.

Инструкция для учетных записей на Microsoft Exchange

Как в Аутлуке сделать автоответ для версий 2007, 2010, 2013, 2016, 2020 и Office 365:

• Запустите сервис, перейдите ко вкладке “Файл”.
• Нажмите на кнопку “Автоответы”.

• Откроется диалоговое окно, где нужно выбрать “Отправлять автоответы”.
• Если нужно, укажите период (даты включения и отключения функции), в который будет работать автоответчик. Для этого поставьте отметку рядом с “Отправлять только в течение следующего периода”, а затем выставьте нужные даты.
• Ниже, в разделе “Отвечать один раз каждому отправителю следующими сообщениями:”, под вкладками “В пределах организации” и “За пределами организации” введите соответствующий (случаю и категории получателей) текст.

Нажмите на “Ок” для завершения операции.

Инструкция для Outlook 2007

Функционал настроек от тех, что есть в более поздних версиях, отличается только в самом начале. Как сделать в Аутлуке 2007 автоответ об отпуске:

1. Запускаем программу, переходим ко вкладке “Сервис”.
2. Нажимаем на “Заместитель”.
3. Повторяем предыдущую инструкцию, начиная с п.2.

Инструкция для обычных учетных записей Microsoft

Как было сказано выше, для обычных учетных записей доступна только установка правил для автоматических ответов (сообщений об отсутствии на месте). Следующая инструкция подойдет для всех версий Outlook начиная с 2007 г., а также Office 365.

Вначале, перед тем как настроить автоответ в Аутлуке, создаем шаблон:

• Сообщения → Создать новое → указать тему (напр., “Я в отпуске с … по … месяца года”) → ввести текст сообщения для автоматического ответа → Файл → Сохранить как.
• Присваиваем шаблону имя. В окошке “Тип файла” укажите “Шаблон Outlook (*.oft)”.
• В качестве местоположения шаблона можно оставить стандартную папку (c:usersusernameappdataroamingmicrosofttemplates) или же выбрать другую на свое усмотрение.
• Нажмите на “Сохранить”.

Как в Аутлуке поставить автоответ, с помощью создания правила:

1. Главное окно Outlook → Файл (в Outlook 2007 “Сервис”) → Управление правилами и оповещениями (в Outlook 2007 “Правила и оповещения”) → Правила и оповещения → Правила для электронной почты → Создать правило → Начать с пустого правила → “Применение правила к полученным мной сообщениям” → “Далее”.
2. Чтобы автоответчик срабатывал на каждое входящее сообщение: поля Шаг 1 и Шаг 2 не изменяем → Далее → система предложит применить правило ко всем сообщениям → Да.
3. Окно “Шаг 1. Выберите «Действия”, раздел “Что следует делать с сообщением”. Выберите “Ответить, используя указанный шаблон”.
4. Окно “Шаг 2. Измените описание правила”. Нажмите на “Указанный шаблон”.
5. Откроется диалоговое окно “Выберите шаблон ответа”. В поле “Искать в …” нажмите на “Шаблоны в файловой системе”.
6. Выбрать ранее созданный шаблон → Открыть → Далее.
7. Присвойте файлу соответствующее имя. Например “Нет на месте”, “Ушел / ушла в отпуск” и т. д. На этом настройка автоответа в Outlook завершена.

По умолчанию система выставляет отметку на “Включить правило”. Т. е. оно начнет действовать сразу после создания. Если вы хотите активировать правило позже, снимите сейчас эту отметку.

А вот как включить готовое правило: Файл → Управление файлами и оповещениями → Правила и оповещения → Правила для электронной почты → ОК.

В Web-версии Outlook

1. В правом верхнем углу панели инструментов нажать на “Параметры” (кнопка “Шестеренка”).
2. Нажать на “Посмотреть все параметры Outlook” (внизу открывшегося меню).
3. Перейти на вкладку “Почта” и нажать на “Автоматические ответы”.
4. Ползунок рядом со строкой “Включить автоматические ответы” сдвигаем вправо.
5. Выполните необходимые настройки (описание в таблице ниже).
6. Впишите в специальное поле текст для автоматического ответа.
7. Нажмите на “Сохранить”.

Как настроить автоответ в Outlook, пояснения для Web-версии:

Название кнопки	Для чего она нужна / что будет, если нажать
Отправлять ответы в определенные период времени.	Можно задать временной промежуток, в течение которого будут отправляться автоматические ответы. Начало — любая дата, начиная с сегодняшней, окончание — любая, без ограничений.
Отключить календарь на этот период.	Вам не будут приходить оповещения из встроенного в Outlook календаря.
Автоматически отклонять новые приглашения на события, приходящие в этот период.	Отправители приглашений будут получать соответствующее оповещение.
Отклонить и отменить мои собрания в этот период	Участники получат соответствующее оповещение.
Отправлять ответы только контактам	Автоматические ответы будут получать только люди из вашего списка контактов в Outlook.*

*В Web-версии Outlook нет кнопок “В пределах организации” и “За пределами организации”. Если не выставить отметку на “Отправлять ответы только контактам”, автоответчик будет срабатывать на все входящие сообщения, включая рекламу, спам и информационные бюллетени.

Командная строка

Гиковские штучки, которые помогут использовать Outlook эффективнее, подойдут тем, кто привык работать с клавиатурой, а не с мышью. Нажмите Win + R, чтобы открыть командную строку, и вводите команды:

• outlook.exe /nopreview — открыть Outlook без окна предпросмотра писем.
• outlook.exe /select имя_папки — открыть Outlook с конкретной папкой электронной почты вместо той, что у вас назначена основной. Если вместо имя_папки ввести outlook:calendar, откроется календарь.
• outlook.exe /restore — открыть Outlook, восстановив все окна, если программа была закрыта в результате системной ошибки.
• outlook.exe /finder — открыть мощный поисковый инструмент Outlook.

Источник

Добавление пункта «Автоответы»

В любой из версий Outlook можно прикрепить отдельный вариант «автоответов» для этого потребуется выполнить следующие действия:

1. Открыть «Файл »
2. Перейти в «Параметры ».
3. Выбрать «Настроить ленту ».
4. В удобном месте «Создать группу » и переименовать её при необходимости. Обязательный шаг, поскольку в существующие группы эту вкладку добавить нельзя.
5. Переместить «автоответы» в группу, созданную в пункте 4.

Примечание! Создание группы может и не потребоваться – всё зависит от версии Office. Но все версии старше 2010 требовали данного шага.

Настройка популярных почтовых клиентов для работы с Яндекс.Почтой

Данный способ может не сработать, в этом случае потребуется перейти к разделу «Создание правила ».

Есть вариант поступить на бюджет в МГИМО или только за деньги?

Out of Office в Exchange 2010 средствами Powershell

Для управления настройками автоответов пользователей в Exchange 2010 Service Pack 1 появились два командлета Get-MailboxAutoReplyConfiguration и Set-MailboxAutoReplyConfiguration, которые должны выполняться в консоли Exchange Management Shell.

Следующая команда установит автоответ для пользователя Jason:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration –AutoReplyState Scheduled –StartTime “5/15/2014” –EndTime “5/20/2014” –ExternalMessage “External auto-reply text” –InternalMessage “Internal auto-reply text”

В этом примере установлен срок действия автоответа (с 15 по 20 мая), причем пользователи внутренней организации Exchange и внешние пользователи будут получать разные отбойники.

Если автоответ должен быть бессрочным (отключаться вручную), параметр –EndTime указывать не нужно.

Чтобы получить статус автоответа для определенного пользователя, выполните команду:

Get-MailboxAutoReplyConfiguration Jason

Чтобы отключить автоответ для пользователя, выполните команду:

Set-MailboxAutoReplyConfiguration –AutoReplyState Disabled –ExternalMessage $NULL –InternalMessage $NULL

Чтобы получить список пользователей в организации, для которых установлен автоответ, можно воспользоваться такой командой:

Get-Mailbox | Get-MailboxAutoReplyConfiguration | Where-Object { $_.AutoReplyState –eq “scheduled” } | fl identity,MailboxOwnerId,AutoReplyState,StartTime,EndTime

Примечание

. Если вас интересуют пользователи, у которых OOF включен бессрочно, заменитеscheduled наenabled .

Во всех выпусках популярного почтового клиента Outlook доступна удобная функция оповещения о вашем отсутствии на рабочем месте. В версиях 2003 и 2007 она называется «Заместитель», а в более поздних — «Автоматические ответы (нет на работе)». Несмотря на то, что возможность настроить автоответы изначально была представлена разработчиками, как корпоративная и рекомендовалась для использования в рабочих целях, вы можете настроить её для повседневной жизни.

Изначально необходимо узнать, используется ли учетная запись Microsoft Exchange (чаще всего применяется в крупных компаниях, крайне редко у простых пользователей), а от этого будет зависеть возможность настройки автоответа. К сожалению, возможность использования полноценной функции автоответа, без учетной записи Microsoft Exchange, отсутствует.

Итак, ниже приведены инструкции для пользователей, у которых наcтроена учетная запись Exchange.

Составление заявки

В этом проекте была одна загвоздка. Дело в том, что Торн не хотел попусту тратить время специалистов служб поддержки, которые и без того завалены работой, и ставить их в неловкое положение. Более того, ему не хотелось отправлять надуманные запросы или просто пустые заявки.

Поэтому нужно было написать такой запрос, который подошел бы для всех этих компаний и давал ясное представление о его проекте. При этом специалисты службы поддержки легко могли отказаться от участия в эксперименте, если у них не было на это времени.

Вот, что получилось:

Тема: Это тест

Здравствуйте!

Сразу перейду к делу и предупрежу, что это сообщение не является настоящим запросом поддержки. За это я прошу прощения. Меня зовут Блейк, я работаю в компании StatusPage.io.

Я заметил, что многие компании устанавливают удобные автоответчики в почтовые ящики службы поддержки, чтобы подтверждать получение заявок клиентов. Мне хотелось бы написать об этом в своем блоге. Поэтому я решил разослать несколько запросов в разные службы поддержки, чтобы сравнить полученные от них автоматические ответы.

Если в вашей компании не установлен автоответчик – не беспокойтесь, я не стану упрекать Вас в этом.

Если я получу автоматический ответ от вашей службы поддержки, мне бы хотелось использовать его в качестве примера в своей статье. Безусловно, я буду ссылаться на вашу компанию.

Спасибо и удачи в вашей работе!

Блейк Торн, StatusPage.io

Торн пишет, что ему пришлось потрудиться, чтобы разослать все эти заявки, зато удалось многое узнать о процессе поддержки с точки зрения клиента.

В большинстве случаев оказывается, что чем крупнее компания, тем сложнее найти способ связаться с ее службой поддержки. Может быть, просто по мере того, как компания растет, поддержка клиентов отходит на второй план. Но неужели нет способа сделать её доступнее?

• Для тех, кто до сих пор не догадался, электронные адреса служб поддержки, как правило, начинаются с support@ или help@. Компания Medium использует адрес yourfriends@medium.com, что кстати довольно круто.
• Одна компания, не будем называть, какая, указала только адрес обычной, а не электронной, почты. Досадно.
• На сайте другой компании не удалось подать заявку, не указав свой рабочий электронный адрес в формате yourname@company.com. Серьезно?

Ответы

Как и ожидалось, Торн начал получать ответы. Ниже приводится точный анализ в цифрах. На 100 отправленных заявок, он получил:

11 условных автоматических ответов

Компании, которые сообщили, что используют автоответчик только в определенное время, например, по вечерам или по выходным.

4 ответа от реальных людей

Эти ответы повеселили исследователя. Вот один из них: «А парень из службы поддержки, который отвечает очень быстро, считается?» Похвально.

9 компаний никак не отреагировали

Трудно сказать наверняка, в чем тут причина. Возможно, заявка была подана неверно. А может, они прочитали странное сообщение и просто проигнорировали его. Может быть, всех сотрудников этой компании похитили. Кто знает…

Команда StatusPage решила выяснить, какие типы компаний устанавливают автоответчик, а какие – нет. Результат удивил. Углубившись в изучение этого вопроса, исследователи обнаружили закономерность: чем крупнее компания, тем большая вероятность, что ответы рассылаются автоматически. Но из каждого правила есть исключения. Это касается как крошечных стартапов, использующих автоответчики, так и известных компаний, службы поддержки которых самостоятельно рассылают ответы.

От Airbnb, например, было получено такое сообщение.

Здравствуйте,

Спасибо, что обратились к нам.

Меня зовут Эдриан, я являюсь экспертом сообщества airbnb и хозяином жилья в статусе Superhost, г. Ванкувер, Канада. Я могу проконсультировать вас по этому вопросу.

К сожалению, у нас нет автоответчика – здесь работают только люди!

Если у вас есть дополнительные вопросы по этой теме, я с радостью отвечу на них.

Всего наилучшего,

Эдриан

Из хорошего автоматического ответа можно получить много полезной информации. Прочитав достаточное количество писем от служб поддержки, вы начнете замечать некоторые общие признаки. Вот, что объединяет все правильно написанные автоматические ответы – они:

Назначение функции

При включении этой функции и настройке можно добиться возможности оперативной отправки сообщений в ответ на приходящие. Это упрощает работу многих служб, позволяя ориентировать пользователей в сроках рассмотрения заявок и подобных вещах. К тому же это создаёт ощущение, что фирма действительно заинтересована в общении с клиентом/партнёром. Чаще всего автоответом в Outlook пользуются:

Сервисные центры

Иногда, с помощью сложных скриптов ещё и подаётся информация об ориентировочных сроках выполнения заявки (в странах СНГ не используется, в каком-то смысле отличительная особенность некоторых крупных западных фирм).

Контакт-центры, для которых важно проявить уважение к пользователю. В их случае подобный ответ зачастую содержит благодарность за обращение.

Службы поддержки (в частности в онлайн играх)

Здесь указываются сроки рассмотрения заявки или присылаются данные о пропущенных в заявке полях (встречается у Zenimax и Blizzard).

На время отпуска. Включается, чтобы известить коллег/клиентов о своей недоступности на данный момент. Применяется в крупных организациях со строгим деловым этикетом.

Можно найти и другие применения для указанной функции, либо использовать её просто ради шутки – выбор зависит от поставленной задачи.

Без учётной записи Exchange

Тем, кто пользуется стандартной IMAP/POP3 почтой (т.е. почтой gmail, mail, ukr, yandex и прочими почтовыми сервисами) потребуется сочетать функции «Шаблон» и «Правило», чтобы получить эффект автоответа в Аутлук.

Включение

Включает в себя 2 этапа: создание шаблона и настройку правила. Начнём с простого – шаблона. Для этого:

1. Открываем окно программы.
2. Выбираем «Новое сообщение».
3. Делаем обычное сообщение без указания адресата.
4. Нажимаем «Сохранить как» и указываем шаблон Outlook.

Сложного ничего, поэтому переходим к созданию правила:

1. На вкладке «Главная» выбрать пункт «Правила».
2. Нажать «Создать правило».
3. Перейти в раздел «Дополнительно».
4. Указать в первом этапе «Адресованные мне» и клацнуть «Далее».
5. О.
6. Нажать на «указанный шаблон» и выбрать созданный ранее документ.
7. Задать необходимые исключения. Обязательно нужно о, чтобы роботы не устроили бесконечную переписку.
8. Нажимаем «Готово».

Отключение

Достаточно удалить правило, чтобы прекратить его работу. Для этого:

1. Открываем «Правила».
2. Выбираем «Управление правилами и оповещениями».
3. Находим ненужное правило и снимаем галочку.

Как создать автоответчик в Outlook на время отпуска

Опубликовано Михаил Непомнящий в 21.09.2016 21.09.2016

Почтовый клиент Microsoft Outlook помимо всего прочего известен полезной функцией автоответчика, который многие используют на работе, когда уходят в отпуск.

Однако в таких случаях чаще всего требуется иметь учетную запись Microsoft Exchange, которая не работает с обычными почтовыми ящиками, вроде Gmail, почты Яндекса и прочими. Тем не менее, возможность рассылать автоматические ответы, через обычные серверы POP и IMAP всё-таки имеется. Разберемся как их настроить.

Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Бесплатный онлайн-курс «Удобный Gmail» Серия наглядных видео инструкций заметно упростит и ускорит повседневную работу с электронной почтой. Научившись раз, пользуйтесь каждый день! Подробнее

Создаем автоответчик Outlook

Для этих целей необходимо создать специальные правила в вашем приложении, однако, чтобы в дальнейшем они работали, ваш компьютер вместе с приложением Outlook 2016 должны постоянно быть запущены, а сама программа – периодически проверять входящую почту.

Шаг 1. Создание типового сообщения:

1. Меню «Главная» – «Создать сообщение».

3. Меню «Файл» – «Сохранить как».

4. В диалоговом окне «Сохранить как» из выпадающего списка «Тип файла» выбираем пункт «Шаблон Outlook».

5. Задаем имя шаблону и нажимаем «Сохранить».

Шаг 2. Создание правила автоматического ответа на новые письма.

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» нажимаем кнопку «Новое правило».

3. В Мастере правил идем в область «Начать с пустого правила» и выбираем пункт «Применение правила к полученным мной сообщениям». Жмем «Далее».

4. Отмечаем галочкой чекбокс «Адресованные только мне», а также по необходимости и другие варианты автоответа. Жмем «Далее».

5. На вопрос «Что следует делать с сообщением» отмечаем опцию «Ответить, используя указанный шаблон».

6. В Шаге 2 того же окна нажимаем на пункт .

7. В окне «Выберите шаблон ответа» из выпадающего списка «Папки» выбираем «Шаблоны в файловой системе» и выбираем ранее созданный шаблон. Нажимаем кнопку «Открыть», затем «Далее».

8. При необходимости укажите исключения, при которых автоответ отправляться не будет. Затем жмем «Далее».

9. На странице завершения правил настроек в Шаге 1 задайте имя нового правила, после чего нажмите «Готово».

10. Закрываем окно «Правила и оповещения» по кнопке ОК.

Автоответчик настроен. Можно проверять его работу выслав на свой адрес почтовое сообщение с другой учетной записи. Теперь пока приложение запущено, оно будет отправлять настроенные вами автоматические ответы. Созданное правило для Microsoft Outlook 2016 предотвращает повторный автоответ пользователям, от которых приходят новые письма в период вашего отпуска. Однако если приложение было закрыто, то при его открытии стартует новая сессия, и при получении новых писем от тех же отправителей, им снова будет направлен автоматический ответ.

Совет: создайте себе задачу с напоминанием отключить автоответчик по возвращении из отпуска, чтобы предотвратить лишние шаблонные ответы.

Органайзер в Outlook 2016 своими руками Органайзер в Outlook 2016 своими руками Outlook 2016 позволяет помимо непосредственной работы с почтой использовать его как полноценный органайзер. Здесь можно вести события в календаре, список дел с напоминаниями и всевозможные заметки. Подробнее

Отключаем автоответчик Outlook

Чтобы отключить автоматические ответы проделываем следующие шаги:

1. Меню «Файл» – опция «Управление правилами и оповещениями».

2. В диалоговом окне «Правила и оповещения» во вкладке «Правила для электронной почты» выберете из выпадающего списка «Применить изменения к папке:» адрес почтового ящика, на который настраивался автоответчик, и снимите галочку в чекбоксе напротив созданного ранее правила. Жмем ОК.

Таким образом, можно настраивать не только автоответчик для отпуска, но и для более коротких временных промежутков

Например, при длительных совещаниях можно настроить автоматические ответы на письма с высокой важностью. Главное не забывайте отключать правила для автоответчика, когда они становятся не актуальными, и помните, что автоматические ответы работают только при запущенном приложении Outlook

Если же вам необходимо настроить автоответчик для вашей учетной записи Microsoft Exchange, то воспользуйтесь стандартной инструкцией от разработчика.

Также на нашем сайте вы можете найти видео инструкцию о том, как настроить автоответ писем в сервисе Gmail.

Источник