Деловые письма в 2021 году: как написать, виды и примеры оформления

Структура и содержание документа

Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

• правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
• вежливое обращение;
• грамотность, краткость и лаконичность информации;
• указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия:

Шаг 1. Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП.

Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь.

Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде. Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя. Не забудьте оформить приложения при их наличии.

Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

Как нельзя писать

При официально-деловой переписке не допускаются:

• ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
• невежливое обращение;
• искажение или пространное изложение информации.

Шаг 4: Оформление письма

Сброс основных значений по умолчанию

Мы не будем сбрасывать значения с помощью селектора *, как вы бы сделали для сайта. Использование значений по умолчанию в действительности приведет к более согласованному результату. Единственными элементами, для которых необходимо будет сбросить значения внутренних и внешних отступов (padding и margin), являются те, которым мы добавили отступы с помощью cellpadding и cellspacing, например, заголовки и абзацы.

Обратите внимание также на внешние отступы у главной таблицы, являющихся всего лишь стилем по умолчанию тега body

Оформление текста

Текст электронного письма не требует сложного оформления. Оформление текста письма подобно оформлению текста любой веб-страницы. Не используйте сокращений (типа «»), так как результаты будут неоднозначными.

Смотрите, теперь письмо выглядит намного привлекательнее!

Фоновые изображения

Работа с фоновыми изображениями осуществляется практически так же, как и в случае с веб-страницами, кроме того, что иногда они не отображаются! Убедитесь в том, что у вас есть запасной цвет, который является фоном ячеек (через ). Для почтовых клиентов, не поддерживающих CSS, сработает отображение именно этого фона.

Другие стили

Необходимо задать стиль каждой ссылке, в противном случае, она примет стиль, заданный по умолчанию почтового клиента. А также добавим рамку главной таблице. Еще добавим атрибут каждому изображению, это исключит дефект, возникающий в Outlook и Hotmail.

Мы закончили. Приступим к тестированию!

Как использовать шаблон почтовой рассылки в сайте на 1С-Битрикс

Возможны следующие сценарии:

• Сделать все исходящие уведомления сайта красивыми

• Сделать красивую рассылку по базе подписчиков

Красивые уведомления с сайта

Если на вашем сайте пользователи регистрируются, заполняют формы обратной связи или оформляют заказы — сайт частенько отправляет им письма. “Взрослые” (в смысле “сложившиеся”) компании обычно хотят, чтобы даже такие уведомления были красивыми и придерживались брендбука.

Реализовать этот сценарий можно используя новый функционал 1С-Битрикс — “Темы оформления”. Темы оформления позволяют добавлять “шапки” и “подвалы” к шаблонам исходящих писем.

Полученный ранее почтовый шаблон нужно разделить на 3 части: шапку, контентную часть и подвал. Шапку и подвал нужно сохранить в тему оформления.

Контентную часть нужно поместить в шаблон почтового уведомления. И вот тут возникает сложность: “проинлайненный” шаблон письма настолько громоздок, что применение этой верстки даже к одному уведомлению требует много времени (от десятков минут до нескольких часов) и нервов.

Простой шаблон

превращается в очень громоздкий и трудноподдерживаемый.

На скриншоте ниже уместилось только отображение одной строчки из скриншота выше.

А представьте сколько работы потребуется если вы захотите изменить цвет кнопок, например.

Есть выход и из этой проблемы, о нем я расскажу в следующей статье.

Красивая рассылка по базе подписчиков

Все относительно просто, если ваша рассылка разовая и вы не собираетесь ее редактировать. При создании рассылки нужно выбрать “Пустой шаблон” и вставить туда полученный ранее (после инлайнера) шаблон почтовой рассылки. На этом все, если рассылка у вас единичная.

Если же ваш шаблон это только шаблон, а содержание вы хотите редактировать — возникает проблема. “В лоб” она решается только большим количеством ручного труда (на подготовку сниппетов). Однако мы придумали и умное решение.

Как верстать html письма: основные правила

Прежде чем начать верстать, нужно усвоить некоторые правила. Без них вы не сможете сделать качественный шаблон перед отправкой. Возможно, при работе вы столкнетесь с проблемами, например, почтовые ящики не принимают письма или некорректно отображается текст. Все это может быть связано с плохо структурированным html-кодом или отсутствием некоторой поддержки тегов. Чтобы сделать правильную рассылку придерживайтесь некоторых правил.

Правило №2

Добавляйте только те тэги, которые поддерживаются почтовыми сервисами. Иначе получится так, что при отправке письма, они просто не дойдут до места назначения. Поэтому рекомендуется использовать универсальные теги, пример на картинке.

Правило №3

Устанавливаем фиксированную ширину. Многие пользователи используют мобильные устройства для просмотра почты и если заранее в html-документе не указать ширину, то появится горизонтальная прокрутка.

Общие требования к письмам

При составлении письма следует руководствоваться официально-деловым стилем изложения. Рассмотрим основные правила, актуальные при оформлении:

• Приведение содержания письма в соответствие со стандартами. Существуют термины и обороты, использование которых – сложившаяся практика в деловой среде. Есть также структура, считающаяся стандартом. Стандартизация облегчает восприятие и изложение информации, служит целям оптимизации.
• Нейтральный тон. Исключена эмоциональность, слова с определенной окраской (к примеру, не рекомендуется использовать уменьшительно-ласкательные суффиксы).
• Отсутствие участков текста, которые можно толковать двояко. Все формулировки должны быть точными и однозначными. В обратном случае получатель письма может просто не понять, что ему хотел сказать отправитель.
• Лаконичность. Письмо должно содержать только необходимые сведения. Желательно делать текст кратким. Для этого исключаются все участки текста, не относящиеся к делу. Однако текст нельзя сокращать до такого состояния, что получатель не понимает отправителя.
• Использование стандартной терминологии. Терминология, которая может использоваться в деловой переписке, регламентируется ГОСТ Р 511141-98.

Текст не должен быть усложнен многосоставными предложениями. Нужно помнить о главной цели документа – достижение понимания между двумя участниками беседы.

Структура документа

Стандартное деловое письмо состоит из этих четырех частей:

• Обращение. Может быть общим или индивидуальным. Во втором случае указывается имя/отчество получателя (к примеру, «уважаемый Иван Иванович»).
• Вводная. Фиксируются причины направления письма. Здесь могут присутствовать ссылки на другие документы.
• Основная. Прописывается главная цель обращения. Здесь же можно отразить доказательства, привести анализ ситуации.
• Заключение. Завершение текста – целевое действие. К примеру, здесь можно сформулировать свою просьбу/требование.

Не существует идеальных писем. Содержание документа напрямую зависит от множества факторов. К ним относится степень знакомства, необходимость в официальном обращении, правила, актуальные для конкретной ситуации.

Составление письма по ГОСТ

Подробные требования к письму приведены в ГОСТ Р 6.30-2003. Для составления используются листы формата А4 или А5. Основные нормы:

• Цвет бумаги: белый.
• Поля: 20 мм левое, верхнее и нижнее, 10 мм – правое.
• Дата оформления письма – это дата его подписания.
• Ссылка на исходящий номер – это сам номер, а также дата письма, на которое отвечают.
• Адресат – это организация, подразделение или человек.
• В тексте могут присутствовать таблицы, графы и прочие элементы.
• Если есть приложение, нужно указать на этот факт (к примеру «Приложение: на 2 листе в 2 экземплярах»).
• Подпись должна сопровождаться расшифровкой.

Если необходимо, прописывается ФИО исполнителя и номер его телефон.

К СВЕДЕНИЮ! Фирма имеет право разрабатывать бланки самостоятельно. То есть, использование ГОСТ – это рекомендация, но необходимость.

Виды деловых писем

В рамках деловой переписки могут решаться самые разнообразные вопросы. Поэтому существует множество различных видов деловых писем. При этом в зависимости от вида письма, могут отличаться и принципы его написания. Также существует большое количество критериев, по которым разделяют деловые письма.

По тематическому наполнению, такие документы подразделяются, в первую очередь, на коммерчески и некоммерческие. Коммерческие деловые письма напрямую касаются договорного права и могут быть:

• Офертой (письмом-предложением). В таких письмах сообщается о предложении какой-либо сделки на однозначно определенных условиях.
• Запросом. В таком случае сообщается о желании заключить сделку или уточнить какой-то вопрос по поводу сделки без полного указания условий.
• Претензией. Такие письма содержат в себе указание на нарушение одной из сторон условий сделки и требования возместить убытки и/или выполнить обязательства.

Перечень возможных тем некоммерческих деловых писем намного больше. При этом они могут рассматривать как деловые вопросы, напрямую связанные с ведением бизнеса, так и не быть связанными с ним. Наиболее распространенными в этом контексте бывают следующие виды документов:

Благодарственное письмо. Такое письмо содержит объявление благодарности контрагенту, клиенту, партнеру или какому-либо иному лицу по какому-либо поводу.

Гарантийные. Подобная документация содержит в себе четкое подтверждение факта взятых на себя обязательств по какому-либо вопросу.

Информационные. Данная документация используется для того, чтобы проинформировать адресата о каких-либо фактах, которые могут представлять для него интерес.

Напоминающие. Этот вид переписки предполагает напоминание о необходимости своевременного выполнения определенных условий взаимоотношений и об ответственности за их нарушение.

Подтверждающие. Подобные письма применяются для того, чтобы сообщить адресату факт получения какой-либо информации или материальных объектов либо согласия с каким-либо фактом.

Поздравительные. Такие документы посвящены поздравлениям с каким-либо событием.

Пригласительные. Данные письма используются для того, чтобы пригласить адресата на какое-либо мероприятие.

Письма-просьбы. Этот вид делового письма содержит просьбу совершения или не совершения каких-либо действий.

Соболезнования

Данные письма призваны выразить сочувствие по какому-либо поводу, важному для адресата.

Сопроводительные. Такая документация содержит уточняющую информацию, необходимую для всестороннего рассмотрения определенного аспекта взаимоотношений.

Могут различаться между собой письма и по функциональному признаку — то есть, по тому, в каком порядке ведется переписка и какой ожидается реакция на письмо. Они могут быть:

• Инициативными. Подобные письма составляются адресантом в каких-либо его целях.
• Ответами. Это непосредственно письма-ответы на определенные инициативные документы.
• Письма, требующие ответа. Эта категория писем обязательно требует, или как минимум предполагает необходимость получения ответа.
• Письма, не требующие ответа. К таким письмам относятся те, ответ на которые не является обязательным и предусмотренным отправителем.

По кругу адресатов письма подразделяются на:

• Обычные — направляемые одному конкретному адресату.
• Циркулярные — отправляемые широкому кругу получателей одновременно.

С точки зрения формы отправления можно разделить письма на:

• Конвертные. Такими считаются традиционные бумажные письма, направляемые почтовыми отправлениями.
• Факсовые. Подобные письма пересылаются при помощи факса.
• Электронные. Такими называются письма, отправленные в электронном формате на e-mail или путем иных средств коммуникации.

По структуре письма можно разделить на следующие виды:

• Регламентированные. Подобная документация составляется по строго установленному образцу.
• Нерегламентированные. Данные письма могут составляться в свободной форме и не иметь обязательного к применению образца или шаблона.

По композиции, письма можно разделить на:

• Многоаспектные. В рамках таких писем предполагается разрешение одновременно нескольких вопросов.
• Одноаспектные. Данные письма посвящены рассмотрению одного конкретного вопроса.

Header

<!—Header—>
<tr>
<td bgcolor=»#c7d8a7″ style=»padding: 40px 30px 20px 30px;»>

<!—LOGO—>
<table width=»95″ align=»left» border=»0″ cellpadding=»0″ cellspacing=»0″>
<tr>
<td height=»70″ style=»padding: 0 20px 20px 0;»>

<!—ТУТ ССЫЛКА НА ЛОГО—>
<img src=»http:/site.com/image/logo.png» width=»100″ border=»0″ alt=»» / >
</td>
</tr>
</table><!—END-LOGO—>

<!—Заглавие—>
<!—>
<table width=»425″ align=»left» cellpadding=»0″ cellspacing=»0″ border=»0″>
<tr>
<td>
<!—>

<table class=»col425″ align=»left» border=»0″ cellpadding=»0″ style=»width: 100%; max-width: 400px;»>
<tr>
<td height=»70″>
<table width=»100%» border=»0″ cellspacing=»0″>
<tr>
<td style=»padding: 0 0 0 3px; font-size: 20px; color: #ffffff; font-family: sans-serif; letter-spacing: 5px; font-weight: bold;»>
SubHEADER
</td>
</tr>
<tr>
<td class=»h1″ style=»padding: 5px 0 0 0; font-size: 33px; line-height: 38px; font-weight: bold; color: #153643; font-family: sans-serif;»>
HEADER
</td>
</tr>
</table>
</td>
</tr>
</table>
<!—>
</td>
</tr>
</table>
<!—><!—END-ЗАГЛАВИЕ—>

</td>
</tr>

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48

<!—Header—> <tr> <td bgcolor=»#c7d8a7″style=»padding: 40px 30px 20px 30px;»> <!—LOGO—> <table width=»95″align=»left»border=»0″cellpadding=»0″cellspacing=»0″> <tr> <td height=»70″style=»padding: 0 20px 20px 0;»> <!—ТУТССЫЛКАНАЛОГО—> <img src=»http:/site.com/image/logo.png»width=»100″border=»0″alt=»»> <td> <tr> <table><!—END-LOGO—> <!—Заглавие—> <!—if(gte mso9)|(IE)> <table width=»425″align=»left»cellpadding=»0″cellspacing=»0″border=»0″> <tr> <td> <!endif—> <table class=»col425″align=»left»border=»0″cellpadding=»0″style=»width: 100%; max-width: 400px;»> <tr> <td height=»70″> <table width=»100%»border=»0″cellspacing=»0″> <tr> <td style=»padding: 0 0 0 3px; font-size: 20px; color: #ffffff; font-family: sans-serif; letter-spacing: 5px; font-weight: bold;»> SubHEADER <td> <tr> <tr> <td class=»h1″style=»padding: 5px 0 0 0; font-size: 33px; line-height: 38px; font-weight: bold; color: #153643; font-family: sans-serif;»> HEADER <td> <tr> <table> <td> <tr> <table> <!—if(gte mso9)|(IE)> <td> <tr> <table> <!endif—><!—END-ЗАГЛАВИЕ—> <td> <tr>

1. В строчке: <img src=”http:/site.com/image/logo.png” width=”100″ border=”0″ alt=”” / > поменять http:/site.com/image/logo.png на ссылку своего логотипа.
2. Вместо SubHEADER написать подзаголовок
3. Вместо HEADER заглавие письма

Как правильно писать и оформлять деловые письма?

Общие правила, которым нужно следовать:

1. Краткость (минимум прилагательных, вводных слов, рассуждений).
2. Для каждой мысли – отдельный абзац. Например, в первом – указание на нарушенный пункт договора, во втором – требование, в третьем – описание последствий.
3. Предпочтителен слегка «бюрократизированный» тон от «третьего лица»: «Просим рассмотреть…», «Эксперт предлагает консультацию…» и т.д. Большую степень неформальности позволяют в коммерческих предложениях и приглашениях, так как в них используются инструменты маркетинга. Но варианты, подобные «Здравствуйте, меня зовут Мария, и я …» считаются дурным тоном.
4. Однозначность трактовок: лучше написать не «в рабочее время», а «с 10 до 18 в будни».
5. Упоминание документов и договоренностей должно быть конкретизировано: Договор № 5 от 24.12.2000 г., Письмо от 19.08.2021 г., Договоренности на встрече 19 сентября.
6. Ошибки в орфографии и пунктуации наносят урон деловому имиджу.

7. Эмоциональные высказывания недопустимы. Даже государственным служащим (обязанным отвечать на все письма, вне зависимости от адекватности) разрешено игнорировать послания с оскорблениями.

Особенности оформления официальных писем:

• Должны содержать реквизиты организации. Обычно для этого разрабатывают официальный бланк с «шапкой»: наименование, ИНН, ОГРН или ОГРИП, адрес, реквизиты, возможно – логотип или эмблема.
• Адресат указывается справа вверху: название организации и должности (или хотя бы подразделения). При возможности стоит написать ФИО. Требования, запросы, претензии, оферты адресуются строго первому лицу компании.
• В электронном письме (непосредственно в поле мессенджера) хорошим тоном делового общения считается личное приветствие. Так как формализованные обращения («господин», «товарищ») в России вышли из употребления, то общепринятым считается формула приветствия с именем: «Здравствуйте, Святослав Федорович». Использование имени или имени с отчеством зависит от того, как подписывает свои письма адресат, как он сам представляется или от официальной информации о нем на сайте компании.

• В официальной переписке заголовок должен соответствовать типу письма: Претензия, Требование, Гарантийное письмо, Приглашение и т.д. В ряде случаев (информация, просьба, подтверждение) можно обойтись без заголовка. В электронных сообщениях роль заголовка играет поле «Тема».

Структура деловых писем: с чего начать и как закончить сообщение?

• В большинстве случаев деловые письма начинаются с описания ситуации («Отсутствуют документы…», «Получен запрос…», «Благодарим за …», «Поставляем …», «Опыт экспертизы и сертификации…»).
• Далее нужно написать побуждение к действию. Обычно оно выражается формулой «Просим/прошу». Она является традиционной. Но в современной переписке можно заменить более подходящими к случаю глаголами: требуем, выражаем недовольство, подтверждаем, предлагаем, уведомляем и т.д.

• Закончить письмо имеет смысл «мостиком» к развитию общения или предупреждением о дальнейших действиях:

  • готовы предоставить информацию;
  • до встречи/связи;

  • оставляем за собой право обжаловать ваши действия в суде и т.д.

При наличии прикрепленных к письму файлов необходимо в тексте указать на это и перечислить документы. В официальной переписке они указываются как приложения с номерами и названиями.

Официальное письмо подписывается справа ниже текста содержания с наименованием организации и должностью (либо «статусом», если услуги предлагаются на фрилансе или в формате самозанятого – «эксперт», «специалист по …»). Официальные письма организации или ИП должны содержать реальную подпись или факсимиле. Информационные можно не заверять печатью, остальные – необходимо.

В электронных деловых письмах лучше подписываться не инициалами, а полным именем (отчество – по желанию).

Правила деловой переписки подразумевают, что под подписью отправитель указывает все свои возможные контакты – телефон, мессенджер, электронный адрес.

Бесплатные и премиальные шаблоны информационных бюллетеней

Бесплатные шаблоны электронных писем для информационных бюллетеней имеют все необходимое для успеха вашего онлайн-продвижения и все необходимое, чтобы они выглядели профессионально. Вы можете не тратить деньги и узнать, как создать фантастическую кампанию по электронной почте со всеми необходимыми функциями. Хотя, когда дело доходит до коммерческого использования, мы настоятельно рекомендуем вам использовать шаблоны премиум-класса. Они предоставляют вам макеты и шаблоны из предварительно созданных MailChimp и Campaign Monitor. Каждый шаблон включает руководства пользователя, а также совместимость со всеми браузерами. Вы также получаете бесплатную пожизненную техническую поддержку 24/7. Ознакомьтесь с галереей шаблонов премиум-рассылки TemplateMonster.

Как редактировать бесплатные шаблоны информационных бюллетеней и электронных писем?

Вы можете легко редактировать содержание вашего информационного бюллетеня и изменять дизайн шаблона электронного письма. Это видео представляет собой пошаговое руководство по настройке вашей почтовой кампании и доведению ее до профессионального уровня. Перетаскивайте блоки, меняйте визуальные эффекты и полностью настраивайте свой дизайн! Еще никогда не было так просто создать свой собственный уникальный дизайн шаблона информационного бюллетеня и быстро связаться со своими клиентами!

Как мне начать использовать бесплатные шаблоны информационных бюллетеней?

Наши бесплатные шаблоны информационных бюллетеней готовы к использованию. Вам не нужно беспокоиться о том, чтобы создать единицу с нуля. Просто измените информацию и поиграйте с визуализацией настроенных блоков. Все шаблоны совместимы с Retina и выглядят профессионально на экранах последнего поколения.

Есть ли у Google шаблон информационного бюллетеня?

Да, это так. Чтобы создать информационный бюллетень Google, перейдите в Документы Google Нажмите «Информационный бюллетень» Внесите изменения в дизайн Нажмите «Копировать» Откройте свой Gmail Вставьте в электронную почту “Нажмите« Отправить ». Управляйте своим списком рассылки, чтобы классифицировать клиентов для правильного таргетинга.

Как выбрать лучший бесплатный шаблон для рассылки новостей?

Убедитесь, что в нем есть очень четкие и ориентированные на клиента блоки контента, где вы можете выделить важные разделы. Все бесплатные шаблоны информационных бюллетеней должны быть хорошо структурированы и оптимизированы для SEO. Проверьте совместимость с популярными почтовыми клиентами, такими как Gmail, Yahoo, Outlook, Mail.ru и другими. В TemplateMonster вы можете найти очень профессиональные, индивидуализированные и бесплатные шаблоны электронных писем для информационных бюллетеней. Они идеально подходят для таких предприятий, как туристические агентства, недвижимость, мода, пищевая промышленность, финансовые услуги и любые другие онлайн-предложения.

Есть ли в Word шаблон информационного бюллетеня?

Да, это так. В Microsoft Word есть множество готовых информационных бюллетеней, которые очень легко использовать для любых целей, от коммерческого до некоммерческого. Для получения лучших результатов обновите свой шаблон слова, чтобы повысить качество и привлечь больше клиентов.

Как составить рекламное письмо

Рекламное письмо может составляться в свободном виде, исходя из возможностей, задач и потребностей автора. Тем не менее, при его написании следует придерживаться ряда несложных правил.

Заполняем шапку

Для начала, в письме нужно обязательно указывать конкретного адресата и обращаться к нему с использованием эпитета «уважаемый» («Уважаемый Семен Семенович!», «Уважаемая Аида Викторовна!» и т.п.). Понятно, что для этого, предварительно следует выяснить фамилию, имя, отчество и должность интересующего специалиста. Некоторые эксперты рекомендуют в начале письма использовать заголовки, но это не всегда хорошо, поскольку неграмотно составленный заголовок может сыграть злую шутку и удержать получателя от дальнейшего прочтения письма. Поэтому, после обращения можно сразу переходить к написанию собственно рекламного послания.

Советы по заполнению тела рекламного письма

Тело письма должно содержать в себе довольно полную и подробную информацию о предлагаемом товаре или услуге, при этом акцент следует ставить на их отличительные преимущества. При составлении текста нужно избегать терминологии, понятной узкому кругу специалистов, не надо сильно оригинальничать и витиевато выражать мысли. Зато рекомендуется использовать простые, короткие предложения, общеупотребительные слова и выражения.

О самой компании-отправителе много писать не стоит, достаточно ограничится годом создания и перечислением основных направлений.

Хорошо, если в письме будут упомянуты постоянные клиенты организации, готовые дать положительные отзывы о ней. Тон письма должен быть побудительным, но предельно корректным и не навязчивым, соответствующим деловой этике.

Текст важно разделять на абзацы – так он значительно лучше воспринимается. Главные мысли письма следует расположить в начале и конце, поскольку именно эта часть текстовых сообщений запоминается лучше всего

При составлении рекламного письма стоит помнить о том, что его объем не должен превышать одной страницы, поскольку вряд ли кто-либо из потенциальных заказчиков готов будет потратить на его чтение более одной минуты.

В конце должна стоять подпись должностного лица, представляющего компанию-отправителя. Лучше всего, если это будет руководитель фирмы – это и солидно и убедительно. Датировать письмо необязательно, но если оно касается каких-то ограниченных по времени рекламных акций, бонусов и т.п. тогда, конечно, дату поставить необходимо.

Регистрация рекламных писем

Регистрировать рекламные письма в журнале исходящей информации не нужно, поскольку обычно контроль за их движением лежит на сотрудниках отделов продаж, специалистах по продвижению и т.п.

Виды шаблонов

• Готовый шаблон;
• Блочный редактор;
• Собственный HTML-шаблон.

В Mailigen – 108 готовых шаблонов. Чтобы их найти, войдите на платформу и кликните на «Кампании – Шаблоны – Предлагаемые шаблоны».

Блочный редактор. Это инструмент, благодаря которому создают шаблон из готовых блоков. Знания HTML-кода не нужны.В Mailigen есть 10 блоков, их можно переставлять местами, добавлять и удалять:

• Текст;
• Видео;
• Кнопка;
• Заголовок;
• RSS-контент;
• Изображение;
• Группы в соцсетях;
• Шеринг в соцсетях;
• Динамический контент;
• Горизонтальный разделитель.

В блочном редакторе вы сможете добавить кнопки и видео в основную часть или удалить шеринг в соцсетях в футере. В общем, комбинируйте блоки в шаблоне, как вам нужно, и создавайте удобное письмо.

Собственный HTML-шаблон. Это отдельный HTML-файл рассылки. Если ты не верстальщик и не программист, уже на этом этапе определение «HTML-файл» может вызвать ступор.

HTML – это стандартный язык программирования, который «понимают» все веб-страницы интернета. С помощью этого языка описывают разметку документов – то есть то, как документы выглядят на сайте.

Модульность и виды подходов к вёрстке

Типовые веб-макеты
Одноколоночный	Двухколоночный	Трёхколоночный

Ни один из способов не является каноничным и принятым как основной. Все подходы к верстке имеют как преимущества, так и недостатки. Верстальщик, как специалист, сам выбирает какие инструменты использовать, основываясь на взвешивании достоинств и недостатков для конкретного проекта.

Модульная сетка структурно разбивает материал на отдельные блоки, для упрощения добавления новых элементов на страницу. Некоторые верстальщики могут уйти от правил верстки, ради определённого проекта, но необходимость простого добавления вновь появляющихся элементов на странице обострит необходимость возврата к этим правилам.

Модульная сетка — набор направляющих, которые выравниваются относительно друг друга и делят собой макет на квадраты. Позволяют, таким образом, независимо от остальной части сайта изменять единицу информации.

Семантическая вёрстка страницы

Основными инструментами для вёрстки являются фреймы, таблицы и div. В стандарте HTML5 фреймы больше не поддерживаются, а для работы стали доступны «семантические» блоки: header, main, nav, section, article, aside, footer. Однако блоки не дают определённых преимуществ, а являются лишь «синтаксическим сахаром».

Табличный подход

Таблицы являются удобным инструментом для выравнивания блоков. В html таблица делится на строки, которые в свою очередь делятся на ячейки, таким образом можно создавать неограниченное количество строк с неограниченным числом ячеек в каждой. Ячейки таблицы имеют особые настройки выравнивания, которые не встречаются более в других элементах. Это значит, что некоторые элементы дизайна крайне сложно сверстать без использования таблиц.

В деловом мире таблицы используется для сравнения данных, а также для наглядности.

Недостатком табличного подхода является то, что страница не будет отображена до тех пор, пока не будет загружен закрывающий тег таблицы, что является критичным при обрыве связи и медленном соединении. Также к недостаткам можно отнести избыток кода, усложняющий его понимание.

На момент 2011 года табличная верстка считается устаревшей.

Вёрстка слоями

Слой (от имени тега <layer>) — разработка компании Netscape, использованная в браузере Netscape Navigator. Тег позволял показывать или скрывать его содержимое, устанавливать положение относительно окна браузера, накладывать слои друг на друга и включать содержимое блока из файла. В спецификацию HTML не был включён.

Блочная вёрстка

Блочная вёрстка — верстка с помощью тега <div> и описывающего их множество таблицы стилей (CSS). Тег появился вследствие сознательного отказа консорциума «CSS Positioning (CSS-P)» от тега <layer>, чтобы создать аналогичный тег, но с поддержкой CSS в духе остальных тегов. С помощью блочной верстки реализуют концепцию семантической вёрстки.

Вёрстка фреймами

Основная статья: Фрейм (HTML)

Вёрстка фреймами — верстка с помощью одноимённого тега <frame>, который имеет иной способ позиционирования, а внутри себя включает отдельные html-страницы.

Фреймы просты в применении, поскольку необходимо заботиться только об отображении и перерисовке части окна браузера — одного фрейма, — остальные части находятся в другом фрейме и не перерисовываются без взаимодействия с ними. Также возможно открытие ссылки в другом фрейме, что удобно при использовании главного меню в отдельном фрейме. Страницы поделённые на фреймы имеют меньше кода, вследствие отсутствия повторяемых частей, которые не перезагружаются. Они размещаются точно в нужном месте окна браузера.

Фреймы плохо индексируются поисковыми системами, поскольку на страницах с содержимым нет ссылок на другие страницы сайта и наоборот, в навигационной странице нет никакого содержимого. Переход из поисковой страницы происходит на одну страницу, без загрузки других фреймов — навигации и логотипа. Внутренние страницы нельзя добавить в закладки, потому что браузер не показывает изменения в адресной строке, отображая всегда только адрес сайта. Совместимость между браузерами противоречива. Одни и те же параметры интерпретируются браузерами всегда по-своему.

Правила написания делового письма в 2021 году

Оформление делового письма вне зависимости от его назначения подчиняется четкому регламенту. Стандартный шаблон должен соответствовать следующим условиям:

• единый шрифт для всего текста (Times New Roman с 12, 14);
• одинарный интервал;
• отсутствие выделений;
• разбивка на абзацы.

Включение списков в текст не возбраняется. Но усердствовать с ними не стоит. Размещение информации в виде перечнев должно быть оправдано и уместно.

Если существует необходимость ознакомить адресата с прайсом, не нужно размещать его в основном «теле» текста. Дополнительные сведения оформляются в виде приложения или прикрепляются отдельными файлами (в случае с электронной отправкой).

В правила оформления стандартного официального письма включены и следующие моменты:

• разрешено использовать угловые и продольные бланки;
• правый отступ строго 10 мм;
• остальные отступы – 20 мм;
• постраничная нумерация используется при размещении текста более, чем на одном листе;
• в левый верхний угол вписывается исходящий номер.

Пример типичного официального письма приведен ниже.

Пример официального письма

Нужно учитывать, что информация, изложенная в письме контрагентам или, к примеру, потенциальным партнерам тоже подчиняется правилам. Их немного:

• правдивость;
• емкость и краткость;
• отсутствие грубых выражений;
• подчеркнуто вежливый тон (нейтральные обращения не являются желательными);
• полные названия и термины (сокращения не допускаются);
• отсутствие помарок.

Малейшие исправления создадут руководителю компании-отправителя негативный имидж.

Структура делового письма

Составлять официальные письма по единому образцу невозможно. Разные категории корреспонденции требуют своих бланков, но все же структура должна оставаться единой.

Ее рекомендует придерживаться и ГОСТ

Особенно это важно для «шапки» текста – она должна быть максимально информативной. Шаблон «шапки» делового письма выглядит следующим образом

Структура письма

Тем, кто обеспокоен вопросом того, как правильно написать деловое письмо, необходимо строго следовать структуре:

1. Заголовок. Некоторые отправители не уделяют заголовку должного внимания. Но на самом деле при грамотном составлении он представляет собой краткое содержание текстовой части. Уже по одному заголовку отправитель определяет, стоит ли ему заниматься вопросом или можно делегировать его кому-либо из сотрудников. Особенно актуально это для электронной переписки.
2. Обращение. Традиционно выстраивать конструкцию необходимо следующим образом – «Уважаемый + имя и отчество». Если имя адресата неизвестно, то вместо него можно указать занимаемую должность.
3. Вступление. Вводная информация содержит ссылки на предыдущие договоренности, нормативные акты и не только. Вступление должно раскрывать причину отправки корреспонденции.
4. Основа. В этой части излагается суть обращения к адресату: просьба, информационный посыл, требования и т.д. Удобнее, если информация разбита на логические блоки.
5. Итоги. Выводы складываются из текста, приведенного выше.
6. Подпись.

Если текст составляется от имени ЮЛ, то подписывается он уполномоченным лицом с обязательным штампом организации.

Они дополняются контактной информацией: адресом и номером телефона. По ним в случае необходимости адресат может обратиться за разъяснениями.